Outsourcing der Patientenrekrutierung: Was Sie wissen müssen
Die Rekrutierung für klinische Studien leidet regelmäßig unter einer niedrigen Teilnehmerzahl – so sehr, dass 85 % aller klinischen Studien erreichen ihre ursprünglichen Ziele nicht rechtzeitig. Dennoch zeigen Daten des National Cancer Institute (NCI) der National Institutes of Health (NIH) und des National Institutes of Health (NIH) zahlreiche Patienten Interesse an der Teilnahme an Studien: 50% akzeptieren wenn sich die Gelegenheit bietet.
Laut Daten des NCI ist mangelndes Bewusstsein oft die Ursache. wie 41 % der Amerikaner berichten keine Kenntnisse über klinische Studien besitzen.
Neben der Notwendigkeit einer Ausweitung der Öffentlichkeitsarbeit sollten Auftragsforschungsinstitute (CROs), Sponsoren von klinischen Studien, Pharmaunternehmen und andere Interessengruppen auch ihre Kommunikations- und Interaktionsbemühungen an verschiedenen Kontaktpunkten überprüfen.
Klinische Forscher stehen bereits vor der enormen Herausforderung, die Sicherheit und Wirksamkeit neuer Therapien zu bewerten. Die zusätzliche Verantwortung für die Rekrutierung erhöht diese Schwierigkeit nur noch. Anstatt die Rekrutierung intern zu optimieren, benötigen Forscher einen Partner mit schnelleren und skalierbareren Lösungen: AutoCruitment.
Was ist ausgelagerte Patientenrekrutierung?
Man könnte meinen, die ausgelagerte Patientenrekrutierung sei lediglich eine weitere Form von Marketing oder Werbung. Diese Wahrnehmung lässt jedoch einige der wichtigsten Dienstleistungen außer Acht, die ein Rekrutierungspartner erbringen kann.
Auch wenn die ausgelagerte Personalbeschaffung digitales, direkt auf Patienten ausgerichtetes Targeting (DtP) beinhaltet, ist es entscheidend, dass Ihr Partner die Patienten auch nach dem ersten Kontaktpunkt qualifiziert und einbindet.
Durch ein Vorscreening potenzieller Teilnehmer vor der Aufnahme in die Studie (z. B. durch populations- und indikationsspezifische Nachrichten, Online-Screening und/oder telefonisches Screening) können ungeeignete Personen viel schneller aus klinischen Studien herausgefiltert werden.
Dadurch können wiederum Zeit und Ressourcen gespart werden, da der Bedarf an Untersuchungen, Labortests, Bildgebung und anderen gründlichen Beurteilungen für nicht teilnahmeberechtigte Personen reduziert wird.
Fortschrittliche Anbieter von Patientenrekrutierungslösungen statten Studienorganisatoren mit der notwendigen Technologie aus, um die Rekrutierung zu beschleunigen, beispielsweise durch die Erfassung und Auswertung elektronischer Patientenakten (EPA). Durch empathische und serviceorientierte Interaktionen schaffen und festigen Patientenbetreuer einen positiven ersten Eindruck, der Vertrauen fördert und die kontinuierliche Teilnahme sichert, noch bevor vorqualifizierte Kandidaten ein Studienzentrum besuchen.
Von Marketingkampagnen über die Einschreibung bis hin zur Unterstützung vor Ort – führende Outsourcing-Dienstleistungen Patientenrekrutierungsdienste Sie sind direkt auf Patienten ausgerichtet, digital ausgerichtet und bieten einen Komplettservice. AutoCruitment hilft Sponsoren nicht nur dabei, mehr Patienten zu erreichen und zu gewinnen, sondern auch, die richtigen Patienten zu finden.
Warum immer mehr klinische Studien ausgelagert werden
Die traditionellen Rekrutierungsprozesse für klinische Studien, auch als standortbasierte Rekrutierung bekannt, sind stark davon abhängig, dass Gesundheitsorganisationen und Gesundheitsdienstleister ihre Patienten für Studien empfehlen.
Allerdings sind diese Überweisungen tendenziell seltener, als man annehmen könnte. Eine Umfrage unter Ärzten und Pflegekräften ergab, dass sie nur etwa 0.2% und 0.04% ihrer jährlichen Patientenzahlen bzw. für Studienmöglichkeiten.
Da moderne klinische Studien immer komplexer werden und Forscher spezifischere Studienparameter definieren, wird es zunehmend schwieriger, ausreichend große Stichproben von nur einem Studienzentrum oder Netzwerk zu rekrutieren. Geografische Gegebenheiten schränken die standortbasierte Rekrutierung ein, selbst bei dezentralen klinischen Studien (DCTs).
Die Organisation dieser Rekrutierungsbemühungen verlängert die Aufgabenlisten klinischer Forscher und erhöht die Belastung des Studienpersonals, was zu sich gegenseitig verstärkenden Problemen führt. Es ist nicht ungewöhnlich, dass klinische Studien gegen Ende ihrer geplanten Laufzeit feststellen, dass sie allein für die Rekrutierung ihrer Studienpopulation bei der aktuellen Rekrutierungsrate weitere sechs Monate oder länger benötigen. Diese Rekrutierungsschwierigkeiten erweisen sich als kritisch; der häufigste Grund für den Abbruch einer klinischen Studie ist… niedrige Einschreibungszahlen.
Wie Outsourcing zentrale Herausforderungen lösen kann
Um die Rekrutierungsergebnisse zu verbessern (z. B. eine stärkere Randomisierung und Diversität oder weniger Screening-Fehler) und die Rekrutierungszeiten zu verkürzen, arbeiten erfolgreiche klinische Studien zunehmend mit spezialisierten Rekrutierungsfirmen zusammen.
AutoCruitment unterstützt CROs, Sponsoren und andere Beteiligte durch:
- Reichweite erweitern: Direktansprache von Patienten und digitale Strategien umgehen die Engpässe und Einschränkungen traditioneller, standortbasierter Bemühungen zur schnellen Teilnehmergewinnung. So könnte beispielsweise ein Rekrutierungsdienstleister den Patientenzugang durch Social-Media-Anzeigen verbessern und gleichzeitig Verbindungen zu Patientenorganisationen und Patientenvertretungen knüpfen, um seine Reichweite zu vergrößern und das Vertrauen weiter zu stärken.
- Reduzierung von Bildschirmausfällen: Aufgrund unzureichender Kommunikation und Zielgruppenansprache, unklarer Ein- und Ausschlusskriterien sowie begrenzter direkter Kommunikationsmöglichkeiten verzeichnen Studienzentren häufig hohe Abbruchraten beim Screening. Die Partnerschaft mit AutoCruitment ermöglicht es Studien jedoch, effektivere Vorscreening-Prozesse zu implementieren. Unsere kosteneffizienten Maßnahmen gewährleisten, dass mehr qualifizierte Patienten die Studienteilnahme beginnen und abschließen – und das alles ohne Protokolländerungen.
- Bietet eine stärkere Randomisierung: Eine ausreichende Randomisierung und diverse Repräsentation beeinflussen den Wert von Studiendaten erheblich. Es kann jedoch schwierig sein, diverse Patientengruppen zu finden und zu erreichen. AutoCruitment nutzt fortschrittliche Algorithmen, um unsere Rekrutierungsbemühungen auszuweiten und eine breite Palette von Patienten über wirkungsvolle Kanäle und Botschaften zu erreichen.
- Förderung einer persönlicheren Einbindung der Teilnehmer: Der erste Eindruck, die Erfahrungen und die Zufriedenheit spielen eine entscheidende Rolle bei der Patientenrekrutierung und der fortgesetzten Studienteilnahme. Bei AutoCruitment fördern wir Vertrauen, informieren Patienten, unterstützen die Patienten bei der Einhaltung der Studienvorgaben und stellen Rekrutierungsmaterialien durch empathische und kontinuierliche Kommunikation bereit.
Klinische Studien werden ständig weiterentwickelt, um den Anforderungen moderner Forschung gerecht zu werden. Durch die Auslagerung der Patientenrekrutierung werden nicht nur wichtige operative Herausforderungen gelöst, sondern auch patientenorientiertere Ansätze ermöglicht. Der Einsatz digitaler Tools verbessert die Zugänglichkeit und den Komfort, insbesondere für unterversorgte oder geografisch verstreute Bevölkerungsgruppen.
In Kombination mit Expertenstrategien zur Erleichterung der Patientenrekrutierung können Sponsoren und CROs die Zeitpläne beschleunigen, die Datenqualität verbessern und letztendlich Therapien schneller auf den Markt bringen, und gleichzeitig stärkere Beziehungen zu den von ihnen betreuten Patienten aufbauen.
Worauf Sie bei der Auswahl eines externen Partners für die Patientenrekrutierung achten sollten
Bei der Auswahl eines externen Partners für die Patientenrekrutierung sind folgende Kriterien wesentlich:
- Ansatz zur Patienteneinbindung: Suchen Sie nach Partnern, die fortschrittliche Algorithmen und digitale Rekrutierungsstrategien nutzen, um potenzielle Teilnehmer über verschiedene Kanäle mit einfühlsamer Botschaft anzusprechen und zu gewinnen. Nachfassaktionen durch Engagement-Spezialisten zur besseren Patientenrekrutierung sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Da angewandte klinische Studien oft Schwierigkeiten haben, Patienten außerhalb der standortbasierten Rekrutierung zu finden, sollte Ihr Partner einen ergänzenden Rekrutierungsansatz anbieten.
- Workflow-Integration und Site-Engagement: Obwohl es sich um ein externes Team handelt, sollte Ihr Recruiting-Partner über das nötige Fachwissen verfügen, um sich nahtlos in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe einzufügen. Er sollte sich wie eine Erweiterung Ihres internen Teams anfühlen. Darüber hinaus sollte Ihr Partner einspringen und den reibungslosen Ablauf der internen Abläufe unterstützen können, wenn die Standorte überlastet sind.
- Sichere und konforme Datenverwaltung: Die Sicherheit elektronischer, geschützter Gesundheitsdaten (ePHI) von Patienten gewinnt zunehmend an Bedeutung, um die Einhaltung von HIPAA und anderen Vorschriften zu gewährleisten. Strenge Datensicherheit ist zudem unerlässlich für das Vertrauen und die Privatsphäre der Patienten sowie für die Wahrung ethischer Grundsätze. Technologieorientierte Rekrutierungspartner halten sich stets an regulatorische Standards und bewährte Verfahren, sei es bei der Unterstützung von Telemedizin oder der Datenerhebung mittels verschiedener Methoden. EMR-Erfassung und -Analyse.
- Echtzeit-Berichte: Rekrutierungsdienstleister können ihre Vorgehensweisen nur optimieren, wenn sie kontinuierlich Leistungsdaten erfassen und analysieren. Transparente Echtzeitberichte ermöglichen es CROs, Sponsoren und anderen Beteiligten, die Studienleistung schnell zu beurteilen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und diese effektiv anzugehen. Der ideale Partner arbeitet transparent mit den Daten und optimiert die Kampagne in Echtzeit.
Das wichtigste Kriterium ist natürlich eine nachweisbare Erfolgsbilanz bei der Gewinnung von Studienteilnehmern.
Bitten Sie potenzielle Partner um Fallstudien und Leistungsdaten, beispielsweise:
- Die Gesamtzahl der Einschreibungen steigt
- Durchschnittliche Verkürzung der Einschreibungszeit
- Zunahme der Randomisierungen
- Interessierte Patienten nach Direktansprachekampagnen
- Anteil der gesamten Randomisierungen
Die Wahl des richtigen Personalvermittlungspartners erfordert mehr als nur Versprechungen: Es braucht Beweise. Eine nachweisliche Erfolgsbilanz, untermauert durch Daten und Fallstudien, stellt sicher, dass Sie mit einem Team zusammenarbeiten, das messbare Ergebnisse liefert.
Von der Steigerung der Gesamtteilnehmerzahl über die Erhöhung der Randomisierungsrate bis hin zur Optimierung der Performance von Direktmarketingkampagnen für Patienten – nachgewiesener Erfolg ist der deutlichste Indikator dafür, dass ein Partner die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Studie erfüllen und aussagekräftige Ergebnisse erzielen kann.
Der AutoCruitment-Vorteil: Schnellere und skalierbarere Rekrutierungsergebnisse
Unter den potenziellen Outsourcing-Partnern für die Patientenrekrutierung sind die End-to-End-Dienste von AutoCruitment unübertroffen.
AutoCruitment setzt auf globales digitales Targeting und startet Direkt-an-Patienten-Kampagnen mit populations- und indikationsspezifischen Botschaften, die den Vorschriften des Institutional Review Board (IRB) entsprechen.
Die bisherigen Kampagnen von AutoCruitment haben Hunderttausende interessierte Patienten generiert, die zu individuell angepassten Online-Screening-Tools weitergeleitet werden. Bei Bedarf kann eine EMR-Integration erfolgen, wodurch ein Filter für die Eignung auf oberster Ebene erstellt wird.
Nach dem Online-Screening führen die Patientenbetreuer von AutoCruitment telefonische Interviews durch, um sicherzustellen, dass nur die qualifiziertesten potenziellen Studienteilnehmer in den Rekrutierungsprozess eintreten und die Belastung der Studienzentren sowie Screening-Fehler minimiert werden. Gleichzeitig trägt das Team für die Patientenbetreuung in den Studienzentren dazu bei, den administrativen Aufwand einer Studie zu reduzieren und agiert als Erweiterung der Teams von CROs und Sponsoren.
Schließlich bietet das firmeneigene Patientenmanagementportal von AutoCruitment einen sicheren und nahtlosen Zugang zur Patientenregistrierung, zur Nachverfolgung der Einwilligung nach Aufklärung und zur Ausstattung von Forschern mit transparenten Echtzeit-Berichtsfunktionen.
Pädiatrische Fallstudie: Erfolg in der Praxis
Klinische Forscher führen eine Studie zur Angst bei Kindern stellte fest, dass es bei gleichbleibenden Einschreibungsraten 32 Monate dauern würde, bis die angestrebte Stichprobengröße erreicht wäre. Da ihnen nur noch sieben Monate verblieben, benötigten sie eine Lösung, die die Einschreibungen deutlich steigern konnte. Sie wandten sich an AutoCruitment.
AutoCruitment entwickelte einen Plan, der zunächst durch digitales Targeting und Online-Screening die Bekanntheit steigern und so den Rekrutierungsprozess ankurbeln sollte. Gleichzeitig sollte die Unterstützung der Website-Nutzung den plötzlichen Anstieg an Empfehlungen bewältigen.
Die Kampagne generierte rund 62,000 interessierte Patienten, von denen 2,945 für ein zusätzliches telefonisches Screening ausgewählt wurden. Nach beiden Runden der Eignungsprüfung verfügte das Forschungsteam über 360 hochqualifizierte Patienten, die mehrere Screening-Stufen durchlaufen hatten und bereit für die nächsten Schritte waren: Besuche vor Ort, Einwilligung und schließlich Randomisierung.
Nachdem AutoCruitment zunächst mit einem Anstieg der monatlichen Anmeldungen um fast 400 % gerechnet hatte – von 3.4 Patienten pro Monat auf 15.3 –, um den Zeitplan von sieben Monaten einzuhalten, übertraf das Unternehmen die Erwartungen bei Weitem, indem es einen Anstieg der monatlichen Anmeldungen um 535 % auf 21.6 Anmeldungen pro Monat erreichte.
Die Wahl von AutoCruitment als Partner ermöglichte nicht nur die Einhaltung des ursprünglichen Zeitplans des klinischen Forschungsteams, sondern trug auch dazu bei, dass die erfolgreiche Studie zwei Monate früher als geplant abgeschlossen werden konnte.
Moderne klinische Forschung erfordert moderne (ausgelagerte) Rekrutierung
CROs, Sponsoren und andere Studienorganisatoren haben allein durch die Durchführung ihrer Studien bereits mit einer erheblichen Arbeitsbelastung zu kämpfen.
Dringende Herausforderungen bei der Rekrutierung (z. B. Reichweite der Kampagne, Diversität der Patienten, Screening-Fehler, ad hoc Unterstützung der Studienzentren usw.) überlasten auch das Personal der Studienzentren und gefährden die Fortsetzung der Studie.
Revolutionäre medizinische Fortschritte sollten nicht durch geringe Einschreibungszahlen ins Stocken geraten.
Durch die Auslagerung der Patientenrekrutierung an AutoCruitment wird Ihr gesamter Rekrutierungsprozess erweitert und beschleunigt, während gleichzeitig die Ergebnisse und die Patientenzufriedenheit messbar verbessert werden.
Möchten Sie die Rekrutierung und Einschreibung für Ihre nächste Studie beschleunigen?
Kontaktieren Sie AutoCruitment um schneller Zugang zu den richtigen Patienten zu erhalten.
