Il reclutamento per gli studi clinici soffre regolarmente di un basso numero di iscritti, tanto che Il 85% di tutti gli studi clinici non riescono a raggiungere gli obiettivi iniziali nei tempi previsti. Tuttavia, secondo i dati raccolti dal National Cancer Institute (NCI) del National Institutes of Health (NIH), molti pazienti esprimono interesse a partecipare agli studi: 50% accetta quando ne viene data l'opportunità.

Secondo i dati raccolti dall'NCI, la consapevolezza è spesso la colpevole, come riferisce il 41% degli americani non avendo alcuna conoscenza delle sperimentazioni cliniche.

Oltre alla necessità di una maggiore sensibilizzazione, le organizzazioni di ricerca a contratto (CRO), gli sponsor delle sperimentazioni, le aziende farmaceutiche e gli altri stakeholder dovrebbero anche valutare i loro sforzi di comunicazione e coinvolgimento in diversi punti di contatto.

I ricercatori clinici devono già affrontare un'impresa ardua nel valutare la sicurezza e l'efficacia dei nuovi trattamenti. Aggiungere responsabilità di reclutamento al processo non fa che aumentare la sfida. Invece di cercare di ottimizzare il reclutamento internamente, i ricercatori hanno bisogno di un partner con soluzioni più rapide e scalabili: AutoCruitment.

Che cosa è il reclutamento di pazienti esternalizzato?

È facile pensare al reclutamento di pazienti in outsourcing come a una semplice forma di marketing o pubblicità. Tuttavia, questa percezione ignora alcuni dei servizi più importanti che un partner di reclutamento può fornire.

Sebbene il reclutamento esternalizzato implichi un targeting digitale diretto al paziente (DtP), è fondamentale che il partner qualifichi e coinvolga anche i pazienti dopo il punto di contatto iniziale.

Attraverso la preselezione dei potenziali partecipanti prima dell'arruolamento (ad esempio tramite messaggi specifici per la popolazione e l'indicazione, screening online e/o screening telefonico), gli individui non idonei possono essere esclusi molto più rapidamente dagli studi clinici.

A sua volta, è possibile risparmiare tempo e risorse riducendo la necessità di esami, test di laboratorio, diagnostica per immagini e altre valutazioni approfondite per i partecipanti non idonei.

I fornitori di soluzioni avanzate per il reclutamento dei pazienti forniscono inoltre agli organizzatori di studi clinici la tecnologia necessaria per accelerare l'arruolamento, come l'acquisizione e l'intelligence delle cartelle cliniche elettroniche (EMR). Attraverso interazioni empatiche e orientate al servizio, gli specialisti del coinvolgimento dei pazienti creano e consolidano una prima impressione di alta qualità che contribuisce a promuovere la fiducia e a mantenere una partecipazione continua prima ancora che i candidati prequalificati visitino una sede.

Dalle campagne di marketing all'iscrizione e all'assistenza in loco, leader nell'outsourcing servizi di reclutamento dei pazienti Sono diretti al paziente, digitali e offrono un servizio completo. AutoCruitment non solo aiuta gli sponsor a raggiungere e attrarre più pazienti, ma aiuta anche a trovare quelli giusti.

Perché sempre più sperimentazioni cliniche si stanno rivolgendo all'outsourcing

I tradizionali processi di reclutamento per gli studi clinici, noti anche come reclutamento in sede, dipendono in larga misura dalle organizzazioni sanitarie (HCO) e dagli operatori sanitari (HCP) per l'invio dei pazienti agli studi.

Tuttavia, questi rinvii tendono ad essere più rari di quanto si possa supporre. Un sondaggio condotto tra medici e infermieri ha rivelato che ne indirizzano solo circa 0.2% e 0.04% rispettivamente dei loro volumi annuali di pazienti alle opportunità di sperimentazione.

Inoltre, con la crescente complessità degli studi clinici moderni e la definizione di parametri di studio più specifici da parte dei ricercatori, diventa sempre più difficile reclutare campioni di dimensioni sufficienti da un unico centro o network. La geografia limita il reclutamento basato su centri, anche quando si conducono studi clinici decentralizzati (DCT).

Gestire questi sforzi di reclutamento comporta un aumento delle attività da svolgere per i ricercatori clinici e aumenta il carico di lavoro del personale in sede, causando problemi sempre più gravi. Non è raro che gli studi clinici che si avvicinano alla fine del periodo previsto si rendano conto di aver bisogno di altri sei mesi o più solo per reclutare la popolazione campione al tasso di arruolamento attuale. Queste sfide di reclutamento si rivelano critiche; la causa più comune di interruzione di uno studio clinico è basso numero di iscritti.

Come l'outsourcing può risolvere le sfide chiave

Per migliorare i risultati del reclutamento (ad esempio, maggiore randomizzazione e diversità o minori fallimenti dello screening) e ridurre i tempi di arruolamento, gli studi clinici di successo collaborano sempre più con società di reclutamento specializzate.

AutoCruitment aiuta CRO, sponsor e altre parti interessate:

• Portata in espansione: Le strategie "direct-to-patient" e "digital-first" aggirano i colli di bottiglia e i limiti delle tradizionali iniziative basate sul sito web per reclutare rapidamente i partecipanti. Ad esempio, un fornitore di servizi di reclutamento potrebbe migliorare l'accesso dei pazienti attraverso annunci sui social media, promuovendo al contempo i contatti con le associazioni di pazienti e i gruppi di difesa dei diritti dei pazienti, per ampliare la propria portata e rafforzare ulteriormente la fiducia.
• Riduzione dei guasti dello schermo: A causa di una comunicazione e di un targeting inadeguati, di criteri di inclusione ed esclusione poco chiari e di limitate capacità di comunicazione diretta, i centri di ricerca spesso registrano alti tassi di fallimento dello screening. Tuttavia, la partnership con AutoCruitment consente agli studi clinici di implementare processi di pre-screening più efficaci. Le nostre misure economicamente vantaggiose garantiscono che un numero maggiore di pazienti qualificati inizi e completi l'arruolamento, il tutto senza alterare i protocolli.
• Fornire una maggiore randomizzazione: Una randomizzazione adeguata e una rappresentazione diversificata influiscono notevolmente sul valore dei dati dello studio. Tuttavia, può essere difficile trovare e contattare popolazioni di pazienti eterogenee. AutoCruitment sfrutta algoritmi avanzati per ampliare i nostri sforzi di reclutamento e raggiungere una gamma diversificata di pazienti attraverso canali e messaggi di maggiore impatto.
• Promuovere un coinvolgimento più personale dei partecipanti: Le prime impressioni, le esperienze e la soddisfazione giocano un ruolo fondamentale nell'arruolamento dei pazienti e nella partecipazione continuativa agli studi clinici. In AutoCruitment, promuoviamo la fiducia, formiamo i pazienti, li supportiamo nella compliance e forniamo materiali di reclutamento attraverso un coinvolgimento empatico e costante.

Con l'evoluzione degli studi clinici per soddisfare le esigenze della ricerca moderna, l'outsourcing del reclutamento dei pazienti non solo affronta le principali sfide operative, ma apre anche le porte ad approcci più incentrati sul paziente. L'utilizzo di strumenti digitali migliora l'accessibilità e la praticità, soprattutto per le popolazioni svantaggiate o geograficamente disperse.

Se abbinati a strategie esperte per facilitare il reclutamento dei pazienti, gli sponsor e le CRO possono accelerare i tempi, migliorare la qualità dei dati e, in ultima analisi, immettere le terapie sul mercato più rapidamente, il tutto favorendo relazioni più solide con i pazienti che assistono.

Cosa cercare in un partner di reclutamento pazienti esternalizzato

Quando si valuta un partner esterno per il reclutamento dei pazienti, i criteri essenziali includono:

• Approccio al coinvolgimento del paziente: Cercate partner che sfruttino algoritmi avanzati e strategie di reclutamento digitale per individuare e coinvolgere potenziali partecipanti attraverso diversi canali con messaggi empatici. Sono inoltre fondamentali i follow-up effettuati da specialisti del coinvolgimento per facilitare al meglio il reclutamento dei pazienti. Poiché gli studi clinici applicati spesso faticano a trovare pazienti al di fuori del reclutamento in loco, il vostro partner dovrebbe offrire un approccio di reclutamento complementare.
• Integrazione del flusso di lavoro e coinvolgimento del sito: Pur essendo un team esternalizzato, il tuo partner di reclutamento dovrebbe possedere le competenze specialistiche necessarie per integrarsi perfettamente nei tuoi flussi di lavoro esistenti. Dovrebbe percepirlo come un'estensione del tuo team interno. Inoltre, quando le sedi iniziano a sovraccaricarsi, il tuo partner dovrebbe essere in grado di intervenire e contribuire al corretto funzionamento delle operazioni interne.
• Gestione dei dati sicura e conforme: Mantenere la sicurezza delle informazioni sanitarie elettroniche protette (ePHI) dei pazienti diventa sempre più importante per garantire la conformità all'HIPAA e ad altre normative. Una rigorosa sicurezza dei dati è inoltre fondamentale per preservare la fiducia e la privacy dei pazienti, oltre a rispettare considerazioni etiche. I partner di reclutamento tecnologicamente avanzati aderiscono sempre agli standard normativi e alle migliori pratiche, sia che facilitino la telemedicina o raccolgano dati attraverso metodi come Acquisizione e intelligence EMR.
• Rapporti in tempo reale: I fornitori di servizi di reclutamento non possono ottimizzare i propri approcci senza raccogliere e analizzare costantemente i dati sulle prestazioni. Un reporting trasparente e in tempo reale consente a CRO, sponsor e altri stakeholder di valutare prontamente le prestazioni delle sperimentazioni, identificare aree di miglioramento e affrontarle in modo efficace. Il partner ideale sarà trasparente con i dati e lavorerà per ottimizzare la campagna in tempo reale.

Naturalmente, il criterio più importante è una storia dimostrabile di strategie di reclutamento dei partecipanti di successo.

Chiedete ai potenziali partner casi di studio e dati sulle prestazioni, come:

• Aumento complessivo delle iscrizioni
• Riduzione media dei tempi di iscrizione
• Aumento delle randomizzazioni
• Pazienti interessati a seguito di campagne di reclutamento diretto al paziente
• Percentuale di contributo delle randomizzazioni totali

Scegliere il giusto partner di reclutamento non si basa solo su promesse: richiede prove concrete. Un track record supportato da dati e casi di studio garantisce l'allineamento con un team in grado di produrre risultati misurabili.

Dall'incremento delle iscrizioni complessive all'incremento delle randomizzazioni e all'ottimizzazione delle prestazioni delle campagne dirette al paziente, il successo comprovato è l'indicatore più chiaro che un partner può soddisfare le esigenze specifiche della tua sperimentazione e produrre risultati significativi.

Il vantaggio di AutoCruitment: ottenere risultati di reclutamento con velocità e scalabilità

Tra i potenziali partner di outsourcing per il reclutamento dei pazienti, i servizi end-to-end di AutoCruitment non hanno eguali.

Partendo dal targeting digitale globale, AutoCruitment lancia campagne dirette ai pazienti con messaggi specifici per la popolazione e l'indicazione, conformi alle normative dell'Institutional Review Board (IRB).

Le campagne passate di AutoCruitment hanno generato centinaia di migliaia di pazienti interessati, che vengono indirizzati a strumenti di screening online personalizzati con integrazione EMR disponibile quando necessario, creando un filtro di idoneità di alto livello.

Dopo lo screening online, gli specialisti del coinvolgimento dei pazienti di AutoCruitment effettuano screening telefonici per garantire che solo i potenziali partecipanti più qualificati accedano al processo di arruolamento e ridurre al minimo il carico di lavoro del centro e gli errori di screening. Nel frattempo, il personale addetto al coinvolgimento del centro contribuisce a ridurre l'onere amministrativo di uno studio, operando come estensione dei team di CRO e sponsor.

Infine, il portale di gestione dei pazienti proprietario di AutoCruitment fornisce un gateway sicuro e fluido per completare l'arruolamento dei pazienti, monitorare il consenso informato e fornire ai ricercatori funzionalità di reporting trasparenti e in tempo reale.

Caso di studio pediatrico: successo nel mondo reale

Ricercatori clinici che conducono un studio sull'ansia pediatrica hanno scoperto che, se i tassi di iscrizione fossero continuati, ci sarebbero voluti 32 mesi per raggiungere il campione target. Con soli sette mesi rimasti, avevano bisogno di una soluzione che potesse aumentare significativamente le iscrizioni. Si sono rivolti ad AutoCruitment.

AutoCruitment ha sviluppato un piano che avrebbe iniziato a sensibilizzare l'opinione pubblica attraverso il targeting digitale e lo screening online per contribuire a riempire la parte alta del funnel di reclutamento. Allo stesso tempo, il supporto al coinvolgimento del sito avrebbe contribuito a gestire l'improvviso afflusso di referral.

La campagna è riuscita a generare circa 62,000 pazienti interessati, che sono stati selezionati e ridotti a 2,945 per un ulteriore screening telefonico. Dopo entrambi i cicli di valutazione dell'idoneità, il team di ricerca aveva 360 pazienti altamente qualificati che avevano superato diversi livelli di screening ed erano pronti a procedere alle fasi successive di visite in loco, consenso informato e, infine, randomizzazione.

Dopo aver inizialmente previsto un aumento di quasi il 400% delle iscrizioni mensili (da 3.4 pazienti al mese a 15.3) per rispettare la tempistica di sette mesi, AutoCruitment ha superato di gran lunga le aspettative ottenendo un aumento del 535% delle iscrizioni mensili, arrivando a 21.6 iscrizioni al mese.

La scelta di AutoCruitment come partner non solo ha consentito di rispettare i tempi iniziali del team di ricerca clinica, ma ha anche contribuito a concludere con successo la sperimentazione con due mesi di anticipo.

La ricerca clinica moderna richiede un reclutamento moderno (esternalizzato)

Le CRO, gli sponsor e gli altri organizzatori di sperimentazioni sperimentali devono già affrontare un carico di lavoro considerevole semplicemente per condurre il loro studio.

Anche le pressanti sfide legate al reclutamento (ad esempio, portata della campagna, diversità dei pazienti, fallimenti degli screening, supporto ad hoc del sito e altro) sovraccaricano il personale del sito e mettono a repentaglio la continuazione della sperimentazione.

I progressi rivoluzionari in campo medico non dovrebbero fermarsi a causa delle scarse difficoltà di iscrizione.

Affidare il reclutamento dei pazienti ad AutoCruitment amplia e accelera l'intero processo di reclutamento, migliorando sensibilmente i risultati e la soddisfazione dei pazienti.

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