Esaminare le statistiche sulla fidelizzazione e sull'arruolamento dei pazienti per le sperimentazioni cliniche può essere un po' inquietante. Poco più della metà degli studi di ricerca e dei programmi di sviluppo di farmaci elencati nel database delle sperimentazioni cliniche si sono conclusi prematuramente a causa di problemi di arruolamento; circa l'80% delle sperimentazioni cliniche subisce ritardi dovuti al ritardo nell'arruolamento dei pazienti; circa un quarto di tutti i partecipanti alla sperimentazione clinica alla fine si ritira dopo aver dato il consenso all'arruolamento; e quando le sperimentazioni cliniche subiscono ritardi a causa di problemi di arruolamento, i tassi di abbandono salgono al 90%.

Indipendentemente da quanto sia solida la scienza alla base dello sviluppo di un trattamento o da quanto sia capace il team di pianificare ed eseguire la sperimentazione, il successo e i migliori risultati per i pazienti richiedono la partecipazione dei pazienti stessi.

Per questo motivo, le sperimentazioni richiedono un reclutamento e un mantenimento solidi e coerenti perché, anche quando si affrontano abilmente queste problematiche, qualsiasi ritardo può comportare costi considerevoli, a volte prossimi $ 500 al giorno—e tempi più lunghi che impediscono a un numero sempre maggiore di pazienti di accedere ai trattamenti rivoluzionari di cui hanno bisogno.

Tuttavia, le organizzazioni di ricerca a contratto (CRO), le aziende biofarmaceutiche e il personale addetto agli studi clinici sono estremamente resilienti e motivati. Se c'è un settore in grado di identificare una sfida e sviluppare soluzioni innovative e rivoluzionarie, è proprio questo! Se è vero che il successo dipende dalle strategie di reclutamento, coinvolgimento e fidelizzazione dei pazienti, attuarle efficacemente non è un'impresa da poco.

Perché la fidelizzazione dei pazienti è importante negli studi clinici

In parole povere, se una sperimentazione non riesce a trattenere un numero sufficiente di pazienti, non è più una sperimentazione vera e propria. Studi clinici senza un numero sufficiente di partecipanti (ad esempio, prove sottodimensionate) non è possibile trarre una conclusione significativa dai dati o applicarli in modo sufficientemente ubiquitario a diverse fasce demografiche e popolazioni di pazienti rilevanti.

Tuttavia, uno studio non è tenuto a mantenere un numero minimo di arruolamenti, a parte almeno un paziente. Secondo il Codice dei Regolamenti Federali degli Stati Uniti (42 CFR Parte 11), le CRO, le aziende biofarmaceutiche e altri ricercatori clinici devono presentare solo numeri stimati di arruolamento e quindi aggiornare tale cifra al raggiungimento della data di completamento della sperimentazione. Inoltre, qualsiasi sperimentazione può rimanere "in corso" a condizione che "uno o più soggetti umani siano arruolati" e "la data sia antecedente alla data di completamento principale".

Il problema non è il rispetto di un obbligo normativo sul mantenimento di un numero minimo di partecipanti. Come accennato in precedenza, reclutamento e fidelizzazione dei pazienti sono importanti negli studi clinici perché incidono direttamente sui ritardi temporali, sulle conseguenze finanziarie e, soprattutto, sulla mancanza di un più ampio accesso alle cure.

Le popolazioni di pazienti non hanno mai accesso a trattamenti rivoluzionari, bloccati nel limbo dei laboratori. Il costo effettivo di uno studio sottodimensionato è il miglioramento dei risultati clinici per i pazienti e la loro vita più felice che si sarebbero potuti ottenere.

Sfide comuni per la fidelizzazione dei pazienti

Prima di affrontare le sfide legate alla fidelizzazione dei pazienti, uno studio clinico deve soddisfare i numeri di arruolamento specificati nel protocollo. Pertanto, un arruolamento inadeguato, dovuto solitamente a una scarsa consapevolezza da parte dei pazienti e dei loro operatori sanitari (HCP), rappresenta la sfida più grande per la fidelizzazione.

Ad esempio, i metodi tradizionali di reclutamento per le sperimentazioni prevedevano che medici, infermieri e altri operatori sanitari venissero a conoscenza delle sperimentazioni e poi indirizzassero i pazienti che ritenevano idonei.

Ma questo approccio comporta troppe possibilità di perdere opportunità e fallimenti.

L'operatore sanitario potrebbe non essere a conoscenza di sperimentazioni in corso o attive, non avere familiarità con il team di ricerca o essere riluttante a indirizzare i pazienti (come accade a tutti troppo familiare), con conseguenti tassi di segnalazione inferiori allo 0.5% sul volume totale annuo dei pazienti.

Le strategie di reclutamento per studi clinici digitali, dirette al paziente (DtP), possono aumentare significativamente la consapevolezza in questi casi, ma affrontare la scarsa fidelizzazione richiede più di un semplice reclutamento efficace. Uno studio esaminato in una revisione sistematica ha rilevato che le strategie più comunemente riportate sfide nel reclutamento e nella fidelizzazione dai pazienti includono:

• 55%: La mancanza di un approccio dedicato da parte del team investigativo
• 47%: Paura delle procedure di studio e necessità di trasferirsi
• 44%: Paura degli effetti collaterali
• 27%: La mancanza di supporto del medico di base e dei familiari
• 9%: Attenzione negativa dei media e percezione dell’inefficacia del trattamento

Motivi prevedibili e di buon senso prevalgono in queste cifre. Purtroppo, i pazienti che incontrano difficoltà logistiche (ad esempio, tempi di viaggio, costi, trasferimenti, assenze dal lavoro, responsabilità genitoriali o di tutore) possono comprensibilmente sentire il bisogno di abbandonare il percorso.

Le preoccupazioni relative alle procedure dello studio e agli effetti collaterali illustrano l'insufficienza di informazioni e materiali didattici, indipendentemente dal fatto che il problema sia l'accessibilità o la comprensibilità. Le interruzioni della comunicazione tra pazienti e team di ricerca possono rivelare problemi con il protocollo dello studio o incomprensioni dei criteri dello studio, che possono portare alla mancata presentazione di appuntamenti o alla mancata somministrazione dei farmaci, con un conseguente impatto negativo sulla fidelizzazione dei pazienti.

Suggerimenti e strategie per migliorare la fidelizzazione dei pazienti

Come sa ogni bravo ricercatore clinico, sviluppare soluzioni richiede la comprensione della sfida. I dati precedenti forniscono la visione perfetta per sviluppare strategie di fidelizzazione dei pazienti efficaci, consentendo a qualsiasi CRO, azienda biofarmaceutica o team di ricerca di sfidare le tendenze più ampie del settore.

Comunicazione semplificata

Per contrastare le cause dell'abbandono, una comunicazione snella e coinvolgente può essere la strategia più importante. Quando i team investigativi tengono i pazienti informati in modo confortevole e forniscono accesso a risorse di supporto e formazione, le preoccupazioni relative all'esecuzione del team, alle procedure di ricerca, agli effetti collaterali, all'efficacia, ecc. non affliggeranno più i pazienti.

Per raggiungere questo obiettivo, non basta inviare opuscoli. Per semplificare la comunicazione durante gli studi clinici, è necessario acquisire il consenso informato e implementare una piattaforma per centralizzare le informazioni e i canali di comunicazione (ad esempio, telefono, SMS ed e-mail) che il personale di supporto ai pazienti deve consultare e utilizzare quando fornisce assistenza.

Richiede messaggi coerenti, empatici, chiari e orientati al paziente in tutti i materiali di marketing e informativi, nel rispetto delle normative di conformità, come quelle dell'Institutional Review Board (IRB).

Supporto personalizzato per i partecipanti

I ricercatori che semplificano la comunicazione devono comunque adottare una strategia di comunicazione proattiva e fornire un supporto personalizzato. Dovrebbero anche valutare come accogliere al meglio i pazienti (entro i parametri dello studio) durante il percorso terapeutico.

Aggiungere flessibilità o assistenza, coordinando il trasporto o l'assistenza all'infanzia, inviando promemoria per appuntamenti e farmaci, organizzando appuntamenti virtuali e offrendo risorse dedicate al gruppo per studi clinici randomizzati, contribuisce notevolmente a dimostrare cura e supporto.

Semplificando la comunicazione regolare e personalizzando il supporto per abbattere le barriere logistiche e di altro tipo si ottengono due vantaggi significativi che migliorano i bassi tassi di fidelizzazione dei pazienti:

• Integra l'aderenza al trattamento come parte della routine personale del paziente.
• I pazienti sanno di avere a disposizione i sistemi di supporto necessari per perseverare nel trattamento durante i periodi di stress e per continuare a impegnarsi per ottenere risultati migliori.

Supporto e riconoscimento della comunità

Gli incentivi motivano le persone a perseguire obiettivi, e il riconoscimento le aiuta a sentirsi considerate e apprezzate, soprattutto quando sono in difficoltà: cosa potrebbe essere più importante nel percorso terapeutico del paziente? Basandosi su una comunicazione semplificata e un supporto personalizzato, questi due strumenti migliorano notevolmente l'aderenza al trattamento clinico dei pazienti.

Per esempio:

• Creare o coinvolgere un gruppo di sostegno ai pazienti per sviluppare una comunità empatica e incoraggiante in cui i pazienti possano celebrare insieme i loro vari traguardi.
• Organizzare eventi che offrano maggiore visibilità alle esperienze dei pazienti e diffondano la consapevolezza, prendendosi il tempo di riconoscere tutti (chi acconsente e si sente a suo agio con tale attenzione).
• Invia auguri di compleanno e di buone feste oppure biglietti spontanei di incoraggiamento e supporto: non si sa mai quando qualcuno ne avrà bisogno.

Queste strategie di supporto e fidelizzazione non solo mantengono i pazienti coinvolti, ma favoriscono anche un rapporto più profondo con loro, un rapporto che anche loro sono ansiosi e motivati ​​a coltivare.

Sfruttare la tecnologia

Le strategie di fidelizzazione dei pazienti delineate possono produrre risultati impressionanti, ma richiedono tutte il giusto tecnologia di reclutamento dei pazienti per facilitare. Con la crescente mole di dati, la complessità delle normative di conformità, l'inefficienza degli sforzi manuali, il coordinamento su più canali e tutto ciò che i team di supporto ai pazienti devono gestire, sono necessari sistemi di gestione delle sperimentazioni cliniche e altri strumenti tecnologici per il reclutamento e il coordinamento dell'assistenza.

Le soluzioni tecnologiche da prendere in considerazione includono:

• Lancio di un portale per i pazienti o di un'app di coinvolgimento per semplificare l'acquisizione dei dati, la pianificazione, i promemoria e il monitoraggio dei progressi.
• Fornire ai pazienti dispositivi indossabili che li aiutino a monitorare la loro salute e il trattamento. Inviare loro visualizzazioni periodiche dei dati può aiutarli a sperimentare e riconoscere i propri progressi.
• L'impostazione della telemedicina per qualsiasi appuntamento che non richieda una visita di persona è particolarmente importante per le sperimentazioni cliniche decentralizzate (DCT) o per quelle che curano pazienti in aree remote.

Creare fiducia e trasparenza

Gli organizzatori di sperimentazioni cliniche possono coltivare un certo grado di fiducia e approfondire i rapporti con i pazienti attraverso le comunicazioni regolari e personalizzate di cui si è parlato sopra. Tuttavia, la fiducia richiede più che incoraggiamento e ricezione di messaggi: come dice il proverbio, "è una strada a doppio senso".

La fiducia nasce dalla garanzia che i pazienti:

• Comprendere tutto ciò di cui hanno bisogno per aderire al trattamento
• Sapere come accedere a ciò che stanno cercando (ad esempio, informazioni, forniture, guide per la somministrazione di farmaci, risorse di supporto)
• Sapere a chi chiedere quando si tratta di qualsiasi altra cosa

La fiducia si rafforza anche quando i team di ricerca clinica rispondono in modo coerente e tempestivo alle richieste dei pazienti. I pazienti sanno che riceveranno supporto, perché lo hanno sempre ricevuto.

Se i pazienti esprimono preoccupazioni in merito al trattamento, al processo di sperimentazione clinica, alle motivazioni e agli obiettivi dello studio, agli effetti collaterali o a qualsiasi altra cosa li infastidisca, devono ricevere risposte chiare, semplici e rapide, fornite con empatia.

Ricordate che ogni paziente è diverso. Sebbene la conduzione di uno studio clinico debba includere empatia, alcuni pazienti potrebbero cercare supporto frequente, mentre altri potrebbero sentirsi privati ​​di capacità decisionale quando vengono "guidati per mano" troppo a lungo.

Naturalmente, è più facile monitorare le preferenze dei pazienti quando si adotta un approccio personalizzato e si utilizzano strumenti tecnologici per gestirle. Rispettare le preferenze personali di un individuo crea rispetto e fiducia reciproci.

Monitorare il feedback del paziente e apportare le modifiche necessarie

È fondamentale parlare direttamente con i pazienti per comprendere al meglio le sfide che affrontano durante il loro percorso terapeutico ed evitare l'abbandono. Iniziate impostando diversi canali e meccanismi di feedback, come sondaggi via SMS o telefono, una sezione dedicata nel portale pazienti e persino moduli cartacei da compilare quando i pazienti si presentano per un appuntamento.

Attraverso questi canali di feedback, è possibile interrogare i pazienti anziché cercare di indovinare o estrapolare le loro esperienze, difficoltà, motivazioni, obiettivi e altro ancora.

Dopo aver raccolto il feedback dei partecipanti iscritti, rivedetelo periodicamente per determinare quali modifiche apportare al programma. Ricordatevi di implementare la maggior parte delle modifiche in modo incrementale e all'interno di un gruppo di prova prima di renderle operative, per confermare che siano pronte per il lancio. Determinate in anticipo metriche e indicatori chiave di prestazione per monitorare i risultati e i miglioramenti nel tempo.

Semplifica, ottimizza e amplia le tue strategie di reclutamento e fidelizzazione dei pazienti

Farmaci e trattamenti rivoluzionari non appartengono al limbo dei laboratori. Tuttavia, non raggiungeranno mai popolazioni di pazienti più ampie senza studi clinici di successo che coinvolgano un numero sufficiente di partecipanti idonei e coinvolti, provenienti da gruppi demografici sufficientemente diversificati e randomizzati.

Le strategie illustrate aiuteranno i ricercatori clinici a iniziare e a fidelizzare meglio i pazienti, ma quando arriva il momento di semplificarle, ottimizzarle e ampliarle, è il momento di rivolgersi ad AutoCruitment.

L'approccio digitale di AutoCruitment al reclutamento per gli studi clinici crea un ampio bacino di potenziali partecipanti idonei e qualificati. Sfruttiamo il marketing mirato sui canali digitali e social, i portali di coinvolgimento dei pazienti per un rapido reclutamento e onboarding, l'intelligenza artificiale (IA) e l'apprendimento automatico per consentire lo screening delle cartelle cliniche elettroniche dei candidati e dei servizi aggiuntivi (ad esempio, screening telefonico di secondo livello).

Marketing, reclutamento e coinvolgimento non dovrebbero mai essere gli aspetti più difficili della ricerca clinica: è tempo che la scienza riprenda questo ruolo.

Contatta AutoCruitment oggi stesso per saperne di più sulle principali soluzioni per le sfide legate alla fidelizzazione e al coinvolgimento dei pazienti negli studi clinici.