Il reclutamento per gli studi clinici soffre regolarmente di un basso numero di iscritti, tanto che Il 85% di tutti gli studi clinici non riescono a raggiungere gli obiettivi iniziali nei tempi previsti. Tuttavia, secondo i dati raccolti dal National Cancer Institute (NCI) del National Institutes of Health (NIH), molti pazienti esprimono interesse a partecipare agli studi: 50% accetta quando ne viene data l'opportunità.

Secondo i dati raccolti dall'NCI, spesso la colpa è della scarsa consapevolezza: il 41% degli americani dichiara di non essere a conoscenza delle sperimentazioni cliniche.

Tuttavia, oltre ad aver bisogno di una maggiore sensibilizzazione, le organizzazioni di ricerca a contratto (CRO), gli sponsor delle sperimentazioni, le aziende farmaceutiche e gli altri stakeholder devono anche valutare i loro messaggi e i loro impegni in diversi punti di contatto.

I ricercatori clinici si trovano già ad affrontare un'impresa ardua nel valutare la sicurezza e l'efficacia dei nuovi trattamenti. Aggiungere responsabilità di reclutamento a questa fase già sovraccarica del processo non fa che aumentare la sfida. Invece di cercare di ottimizzare il reclutamento internamente, hanno bisogno di soluzioni più rapide e scalabili.

Molti trovano la soluzione esternalizzando il reclutamento dei pazienti e collaborando con fornitori esperti. Se stai prendendo in considerazione la stessa opzione, qui sotto troverai tutto ciò che devi sapere.

Che cosa è il reclutamento di pazienti esternalizzato?

È facile pensare al reclutamento di pazienti in outsourcing come a una semplice forma di marketing o pubblicità. Tuttavia, questa percezione ignora alcuni dei servizi più importanti che un partner di reclutamento può fornire.

Sebbene il reclutamento esternalizzato implichi un targeting digitale diretto al paziente (DTP), è fondamentale che il partner qualifichi e coinvolga anche i pazienti dopo il punto di contatto iniziale.

Attraverso la preselezione dei potenziali partecipanti prima dell'arruolamento (ad esempio tramite messaggi specifici per la popolazione e l'indicazione, screening online o screening telefonico), gli individui non idonei possono essere esclusi molto più rapidamente dagli studi clinici.

A sua volta, è possibile risparmiare tempo e risorse nell'intera sperimentazione clinica, riducendo la necessità di esami, test di laboratorio, diagnostica per immagini e altre valutazioni approfondite per i partecipanti non idonei.

I fornitori di servizi di reclutamento pazienti in outsourcing forniscono inoltre agli organizzatori di studi clinici la tecnologia necessaria per accelerare l'arruolamento, come l'acquisizione e l'intelligence delle cartelle cliniche elettroniche (EMR). E attraverso interazioni empatiche e orientate al servizio, gli specialisti del coinvolgimento dei pazienti creano e consolidano una prima impressione di alta qualità che contribuisce a promuovere la fiducia e a mantenere una partecipazione continua prima ancora che i candidati prequalificati visitino una sede.

In parole povere, la leadership nell'outsourcing servizi di reclutamento dei pazienti Sono DTP, digitali e offrono un servizio completo, dalle campagne di marketing all'arruolamento e all'assistenza in sede. Il reclutamento dei partecipanti attraverso la collaborazione con fornitori esperti non solo aiuta gli studi clinici a raggiungere e arruolare più partecipanti, ma anche quelli giusti.

Perché sempre più sperimentazioni cliniche si stanno rivolgendo all'outsourcing

I tradizionali processi di reclutamento per gli studi clinici, noti anche come reclutamento in sede, dipendono in larga misura dalle organizzazioni sanitarie (HCO) e dagli operatori sanitari (HCP) che indirizzano i loro pazienti agli studi.

Tuttavia, questi rinvii tendono ad essere più rari di quanto si possa supporre. Un sondaggio condotto tra medici e infermieri ha rivelato che queste professioni ne segnalano solo circa 0.2% e 0.04% rispettivamente dei loro volumi annuali di pazienti alle opportunità di sperimentazione.

Inoltre, poiché gli studi clinici moderni diventano sempre più complessi e i ricercatori definiscono parametri di studio più specifici, diventa più difficile reclutare campioni di dimensioni sufficienti per le specifiche popolazioni di pazienti necessarie da un unico centro o da una singola rete. La geografia limita il reclutamento basato su centri, anche quando si conducono studi clinici decentralizzati (DCT).

Gestire questi sforzi di reclutamento comporta un aumento delle attività da svolgere per i ricercatori clinici e aumenta il carico di lavoro del personale in sede, causando problemi sempre più gravi. Non è raro che gli studi clinici che si avvicinano alla fine del periodo previsto si rendano conto di aver bisogno di sei mesi o più solo per reclutare la popolazione campione al loro attuale tasso di arruolamento. Queste sfide di reclutamento si rivelano critiche, poiché la causa più comune di interruzione di uno studio clinico è basso numero di iscritti.

Sfide principali che l'outsourcing aiuta a risolvere

Per migliorare i risultati del reclutamento (ad esempio, maggiore randomizzazione e diversità, minori fallimenti dello screening) e ridurre i tempi di arruolamento, gli studi clinici di successo collaborano sempre più con società di reclutamento specializzate.

Queste aziende aiutano le CRO, gli sponsor e gli altri stakeholder:

• Portata in espansione: Le strategie DTP e digital-first consentono agli organizzatori di studi clinici di aggirare i colli di bottiglia e le limitazioni dei tradizionali sforzi basati su siti web per reclutare rapidamente i partecipanti. Ad esempio, un fornitore di servizi di reclutamento potrebbe migliorare l'accesso dei pazienti attraverso annunci sui social media, promuovendo al contempo i contatti con le associazioni di pazienti e le iniziative di advocacy per espandere la propria portata e rafforzare ulteriormente la fiducia.
• Riduzione dei guasti dello schermo: A causa di una comunicazione e di un targeting inadeguati, di criteri di inclusione ed esclusione poco chiari e di limitate capacità di comunicazione diretta per lo screening, i centri di ricerca spesso registrano alti tassi di fallimento dello screening. Tuttavia, la collaborazione con un reclutatore di pazienti esterno consente agli studi clinici di implementare processi di pre-screening più efficaci. Queste misure economicamente vantaggiose garantiscono che un numero maggiore di pazienti qualificati inizi e completi l'arruolamento, il tutto senza alterare i protocolli.
• Fornire una maggiore randomizzazione: Una randomizzazione adeguata e una rappresentazione diversificata influiscono notevolmente sul valore dei dati dello studio. Tuttavia, può essere difficile trovare e contattare popolazioni di pazienti adeguatamente diversificate. I principali fornitori di servizi di reclutamento sfrutteranno algoritmi avanzati per ampliare i propri sforzi di reclutamento e raggiungere una gamma diversificata di pazienti attraverso canali e messaggi di maggiore impatto.
• Promuovere una maggiore personalizzazione coinvolgimento dei partecipanti: Le prime impressioni, le esperienze e la soddisfazione dei pazienti svolgono un ruolo fondamentale nel loro arruolamento e nella loro continua partecipazione allo studio. Collaborare con un fornitore di servizi di reclutamento in grado di promuovere la fiducia, istruire i partecipanti, supportare l'aderenza dei pazienti e fornire materiali di reclutamento attraverso interazioni empatiche si rivela prezioso.

Con l'evoluzione degli studi clinici per soddisfare le esigenze della ricerca moderna, l'outsourcing del reclutamento dei pazienti non solo affronta le principali sfide operative, ma apre anche le porte ad approcci più incentrati sul paziente. L'utilizzo di strumenti digitali migliora l'accessibilità e la praticità, soprattutto per le popolazioni svantaggiate o geograficamente disperse.

Se abbinati a strategie esperte per facilitare il reclutamento dei pazienti, gli sponsor e le CRO possono accelerare i tempi, migliorare la qualità dei dati e, in ultima analisi, immettere le terapie sul mercato più rapidamente, il tutto favorendo relazioni più solide con i pazienti che assistono.

Cosa cercare in un partner di reclutamento pazienti esternalizzato

Quando si valuta un partner esterno per il reclutamento dei pazienti, alcuni criteri essenziali includono:

• Approccio al coinvolgimento del paziente: Cercate partner che sfruttino algoritmi avanzati e strategie di reclutamento digitale per individuare e coinvolgere potenziali partecipanti attraverso diversi canali con messaggi empatici. Sono inoltre fondamentali i follow-up effettuati da specialisti del coinvolgimento per facilitare al meglio il reclutamento dei pazienti. Poiché gli studi clinici applicati spesso faticano a trovare pazienti al di fuori del reclutamento in loco, il vostro partner dovrebbe offrire un approccio di reclutamento complementare.
• Integrazione del flusso di lavoro e coinvolgimento del sito: Pur essendo un team esternalizzato, il tuo partner di reclutamento dovrebbe possedere le competenze specialistiche necessarie per integrarsi perfettamente nei tuoi flussi di lavoro esistenti. Dovrebbe percepirlo come un'estensione del tuo team interno. Inoltre, quando le sedi iniziano a sovraccaricarsi, il tuo partner dovrebbe essere in grado di intervenire e contribuire al corretto funzionamento delle operazioni interne.
• Sicuro, conforme gestione dei dati: Mantenere la sicurezza delle informazioni sanitarie elettroniche protette (ePHI) dei pazienti diventa sempre più importante per garantire la conformità all'HIPAA e ad altre normative. Altrettanto importante, una rigorosa sicurezza dei dati è un processo vitale per preservare la fiducia e la privacy dei pazienti, nonché per rispettare considerazioni etiche. I partner di reclutamento tecnologicamente avanzati aderiscono sempre agli standard normativi e alle migliori pratiche, sia che facilitino la telemedicina o raccolgano dati attraverso metodi come Cattura EMR e intelligenza.
• Rapporti in tempo reale: I fornitori di servizi di reclutamento non possono ottimizzare i propri approcci senza raccogliere e analizzare costantemente i dati sulle prestazioni. Un reporting trasparente e in tempo reale consente a CRO, sponsor e altri stakeholder di valutare prontamente le prestazioni degli studi clinici, identificare aree di miglioramento e affrontarle in modo efficace.

Naturalmente, il criterio più importante è una storia dimostrabile di strategie di reclutamento dei partecipanti di successo che supportino le sperimentazioni cliniche.

Chiedete ai potenziali partner casi di studio e dati sulle prestazioni, come:

• Aumento complessivo delle iscrizioni
• Riduzione media dei tempi di iscrizione
• Aumento delle randomizzazioni
• Pazienti interessati a seguito delle campagne di reclutamento DTP
• Percentuale di contributo delle randomizzazioni totali

La scelta del giusto partner di reclutamento non si basa solo su promesse: richiede prove concrete. Un track record supportato da dati e casi di studio garantisce l'allineamento con un team in grado di produrre risultati misurabili.

Dall'incremento delle iscrizioni complessive all'incremento delle randomizzazioni e all'ottimizzazione delle prestazioni della campagna DTP, il successo comprovato è l'indicatore più chiaro che un partner può soddisfare le esigenze specifiche della tua sperimentazione e produrre risultati significativi.

Il vantaggio di AutoCruitment: ottenere risultati di reclutamento con velocità e scalabilità

Tra i potenziali partner di outsourcing per il reclutamento dei pazienti, i servizi end-to-end di AutoCruitment non hanno eguali.

Partendo dal targeting digitale globale, AutoCruitment lancerà campagne DTP con messaggi specifici per popolazione e indicazione, conformi alle normative dell'Institutional Review Board (IRB).

Le campagne passate di Autocruitment hanno generato centinaia di migliaia di pazienti interessati, che vengono indirizzati a screening online personalizzati con integrazione EMR che creano un filtro di idoneità di alto livello.

Dopo lo screening online, gli specialisti del coinvolgimento dei pazienti di AutoCruitment conducono screening telefonici per garantire che solo i potenziali partecipanti più qualificati accedano al processo di arruolamento e ridurre al minimo gli errori di screening. Nel frattempo, il personale addetto al coinvolgimento dei pazienti in sede contribuisce a ridurre gli oneri amministrativi della sperimentazione, operando come estensione dei team di CRO e sponsor.

Infine, il portale di gestione dei pazienti di AutoCruitment fornisce un gateway sicuro e fluido per completare l'arruolamento dei pazienti, acquisire il consenso informato e fornire ai ricercatori funzionalità di reporting trasparenti e in tempo reale.

Storie di successo dell'outsourcing: impatto nel mondo reale

Ricercatori clinici che conducono un studio sull'ansia pediatrica hanno scoperto che, se i tassi di iscrizione fossero continuati, ci sarebbero voluti 32 mesi per raggiungere il campione target. Con soli sette mesi rimasti, avevano bisogno di una soluzione che potesse aumentare significativamente le iscrizioni. Si sono rivolti ad AutoCruitment.

AutoCruitment ha sviluppato un piano che avrebbe iniziato a sensibilizzare l'opinione pubblica attraverso il targeting digitale e lo screening online, contribuendo a riempire la parte alta del loro funnel di reclutamento. Allo stesso tempo, il supporto al coinvolgimento del sito avrebbe contribuito a gestire l'afflusso improvviso.

La campagna è riuscita a generare circa 62,000 pazienti interessati, che sono stati selezionati e ridotti a 2,945 per un ulteriore screening telefonico. Dopo entrambi i cicli di valutazione dell'idoneità, il team di ricerca ha quindi potuto contare su 360 pazienti altamente qualificati che avevano superato diversi livelli di screening ed erano pronti a procedere alle fasi successive di visite in loco, consenso informato e, infine, randomizzazione.

Dopo aver inizialmente previsto un aumento di quasi il 400% delle iscrizioni mensili (da 3.4 pazienti al mese a 15.3) per rispettare la tempistica di sette mesi, AutoCruitment ha superato di gran lunga le aspettative ottenendo un aumento del 535%, ovvero 21.6 iscrizioni al mese.

La collaborazione con AutoCruitment non solo ha consentito di rispettare i tempi iniziali del team di ricerca clinica, ma ha anche contribuito a concludere con successo la sperimentazione con due mesi di anticipo rispetto alla data prevista.

La ricerca clinica moderna richiede un reclutamento moderno (esternalizzato)

Le CRO, gli sponsor e gli altri organizzatori di sperimentazioni sperimentali devono già affrontare un carico di lavoro considerevole semplicemente per condurre il loro studio.

L'aggiunta delle sfide di reclutamento più urgenti di oggi – portata della campagna, diversità dei pazienti, fallimenti di screening, supporto ad hoc del sito e altro ancora – sovraccarica il personale del sito e mette a repentaglio la continuazione della sperimentazione. I progressi rivoluzionari in campo medico non dovrebbero fermarsi a causa di queste scarse iscrizioni e di altre sfide.

Al contrario, affidare il reclutamento dei pazienti al partner giusto non solo amplia e accelera l'intero processo di reclutamento, ma garantisce anche risultati e una soddisfazione dei pazienti sensibilmente migliori.

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