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Come AutoCruitment ha realizzato 2,035 randomizzazioni in meno di 3 mesi
AutoCruitment è stata incaricata da una grande azienda farmaceutica di fornire supporto a uno studio sul vaccino contro il COVID-19 che ha coinvolto 6,500 pazienti.
Nel gennaio 2026, lo sponsor si trovò ad affrontare un'inattesa sfida in termini di reclutamento: le performance di reclutamento erano diminuite in tutti i centri e presso la CRO (Contract Research Organization), minacciando le tempistiche dello studio e posticipando pericolosamente il completamento a ridosso del picco della stagione vaccinale. Con diverse grandi aziende farmaceutiche in competizione per la stessa popolazione di pazienti, lo sponsor necessitava di un partner di reclutamento collaudato, in grado di avviare immediatamente la collaborazione e operare su larga scala attraverso un'ampia rete di centri.
Nel giro di una settimana dall'inizio della collaborazione, AutoCruitment ha implementato operazioni di reclutamento in 57 sedi e 11 reti SMO, ripristinando rapidamente lo slancio delle iscrizioni e contribuendo a mantenere lo studio nei tempi previsti.
Nei tre mesi successivi, AutoCruitment ha effettuato 2,035 randomizzazioni, contribuendo per circa il 32% al totale dei partecipanti allo studio.
Con l'accelerazione del reclutamento dei pazienti, la gestione operativa dei centri di cura è diventata la sfida principale. Per far fronte ai crescenti ritardi nella programmazione degli appuntamenti e al carico di lavoro dei centri, AutoCruitment ha ampliato i propri orizzonti, andando oltre il reclutamento tradizionale e implementando servizi di supporto operativo progettati per migliorare il percorso di cura dei pazienti e massimizzare le prestazioni di iscrizione.
LA SFIDA
I siti sono diventati il collo di bottiglia
- Nei centri di cura stavano finendo i pazienti.
- Il numero di pazienti in lista d'attesa ha superato i 17,000.
- Lo studio rischiava di protrarsi oltre il periodo di massima somministrazione dei vaccini.
LA NOSTRA SOLUZIONE
Abbiamo ridotto il carico sul sito
- Screening telefonico per infermieri registrati
- Assistenza per la pianificazione delle visite
- Messaggistica automatizzata ai pazienti
- Gestione diretta del coinvolgimento e delle prestazioni
- Supporto su 57 siti e 11 reti SMO
IL RISULTATO
Iscrizione accelerata
- Aumento del 73% delle randomizzazioni settimanali
- Sono state effettuate 2,035 randomizzazioni.
- Studio completato circa 2.5 mesi prima del previsto.
Entro 3 mesi AutoCruitment consegnato
2,035 randomizzazioni
Miglioramenti operativi chiave
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Qualifica del paziente più rapida: Abbiamo implementato uno screening telefonico centralizzato per migliorare la qualità delle segnalazioni e ridurre il carico di lavoro delle strutture.
Risultato: Riduzione del tempo medio di primo contatto con il paziente da circa 3.6 giorni a meno di 1 giorno per i siti supportati, migliorando la conversione e il coinvolgimento dei pazienti.
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Pianificazione più rapida e follow-up in loco: Mentre migliaia di pazienti attendevano di essere prenotati presso la struttura, AutoCruitment ha implementato flussi di lavoro di prenotazione diretta e trasferimenti preimpostati per ridurre i tempi di attesa e migliorare il tasso di conversione dei pazienti.
Risultato: Aumento della velocità di pianificazione di oltre un giorno per circa il 30% dei siti.
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Ridurre il carico tecnologico: Abbiamo implementato un flusso di lavoro CTMS sicuro per ridurre il carico di lavoro del sito e migliorare la visibilità degli sponsor.
Risultato: Monitoraggio più rapido delle prestazioni, maggiore accuratezza dei report e individuazione tempestiva dei siti con prestazioni insufficienti.
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Coinvolgimento graduale dei pazienti: I nostri flussi di lavoro automatizzati per il coinvolgimento dei pazienti hanno mantenuto vivo l'interesse e ridotto l'abbandono del percorso terapeutico.
Risultato: Sono state effettuate oltre 78,500 chiamate e messaggi di testo per mantenere vivo l'interesse dei pazienti e ridurre il tasso di abbandono.
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Supporto operativo e attività di sensibilizzazione di SMO: AutoCruitment ha collaborato con 11 reti SMO e 57 siti, utilizzando il coinvolgimento dei dirigenti, report personalizzati e un modello di punteggio a livelli per i siti al fine di massimizzare le prestazioni di iscrizione.
Risultato: Miglioramento della reattività dei centri di ricerca, accelerazione del follow-up dei pazienti e aumento del 73% delle randomizzazioni settimanali.
Risparmio sui tempi di iscrizione
"Uno degli aspetti più positivi della collaborazione a questo studio è stata la possibilità di utilizzare i vostri servizi di screening telefonico e di programmazione degli appuntamenti. Ciò ci ha permesso di bilanciare le nostre risorse tra gli altri siti e studi di ricerca della nostra rete. Non vediamo l'ora di sfruttare i vostri servizi a reciproco vantaggio in questo e in futuri studi."
Direttore associato
Reclutamento dei pazienti per lo studio sul COVID-19
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