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Il 64% in più di pazienti randomizzati al mese: incremento delle iscrizioni in una rete di centri già esistente.
A prima vista
64% di aumento
in media pazienti randomizzati al mese
72 pazienti
randomizzato tramite segnalazioni di AutoCruitment
5 mesi risparmiati
Risparmio di circa 5 mesi sui tempi di iscrizione.
La sfida
Lo studio sulla dermatite atopica aveva bisogno di accelerare il reclutamento dei pazienti in un'ampia rete di centri statunitensi, massimizzando al contempo le prestazioni dei centri che già partecipavano allo studio.
La sfida consisteva nel distribuire il volume dei pazienti in base alla capacità di ciascuna struttura di gestire le segnalazioni e di accompagnare i pazienti attraverso il processo di iscrizione.
Nel momento di massima attività di reclutamento, la campagna ha generato ben 323 segnalazioni qualificate in una sola settimana. Gestire un tale livello di domanda ha richiesto uno stretto coordinamento con i centri partecipanti, affinché l'elevato numero di pazienti non sovraccaricasse i team dei centri o non causasse inutili ritardi nel follow-up.
L'opportunità consisteva nell'aumentare la produttività delle iscrizioni nell'intera rete di sedi esistenti, senza dover ricorrere a sedi aggiuntive per creare la capacità di reclutamento necessaria.
L'approccio
AutoCruitment ha combinato il reclutamento diretto di pazienti su larga scala con un supporto attivo per il coinvolgimento dei centri di ricerca e dei pazienti, al fine di aiutare i centri partecipanti a convertire l'interesse dei pazienti in iscrizioni allo studio.
Grazie a un approccio a più livelli, la qualificazione dei pazienti è avvenuta prima dell'invio alle strutture partecipanti. Il questionario di screening online ha escluso l'86.10% dei pazienti che non soddisfacevano i requisiti di screening, contribuendo a restringere il numero di pazienti che accedono ai centri partecipanti.
La strategia di reclutamento comprendeva:
- Campagne personalizzate in base alle funzionalità e alle preferenze di ciascun sito.
- Comunicazione continua tra AutoCruitment Site Engagement e i siti partecipanti per contribuire a mantenere volumi di segnalazioni gestibili.
- Piani personalizzati di sensibilizzazione dei pazienti, basati sulle esigenze di ciascuna sede.
- Il supporto per il coinvolgimento dei pazienti prevede di contattarli, mantenerne alta la motivazione, fornire promemoria degli appuntamenti e aiutarli a riprogrammare gli appuntamenti mancati.
- Adeguamenti continui della campagna in base alla capacità del sito e alle prestazioni
- Una sotto-campagna "Great Sites" pensata per fornire ulteriore supporto al reclutamento ai siti che superano le aspettative.
- Comunicazione e segnalazione settimanale tra AutoCruitment e i team di studio per contribuire a risolvere rapidamente i problemi del sito.
Anziché trattare tutti i centri allo stesso modo, il volume di reclutamento e il supporto potrebbero essere adattati in base alla capacità di ciascun centro di gestire e convertire i pazienti in arrivo.
I risultati
Grazie alle attività di reclutamento e iscrizione dei pazienti condotte da AutoCruitment, sono stati randomizzati 72 pazienti per lo studio sulla dermatite atopica.
Con l'inclusione dei pazienti di AutoCruitment, il numero medio di randomizzazioni mensili è aumentato da circa 12 pazienti al mese a 20 pazienti al mese, il che rappresenta un incremento del 64% nel ritmo di randomizzazione mensile.
L'impatto si è esteso all'intera rete di siti esistenti. AutoCruitment ha supportato 80 siti, con il sito con il maggior numero di iscrizioni che ha randomizzato circa 15 persone provenienti da AutoCruitment.
In base al ritmo di iscrizione raggiunto con il supporto di AutoCruitment rispetto all'iscrizione dei pazienti presso i centri senza AutoCruitment, si stima che la campagna abbia consentito un risparmio di 5.79 mesi sui tempi di iscrizione.
Grazie all'abbinamento di un sistema scalabile di acquisizione dei pazienti con un coinvolgimento attivo dei centri di ricerca e dei pazienti stessi, AutoCruitment ha permesso allo studio di generare un maggior numero di consensi e randomizzazioni dalla rete di centri esistente, anziché affidarsi esclusivamente a centri aggiuntivi per aumentare la capacità di reclutamento.
Spunti per studi futuri
La capacità del sito dovrebbe determinare il volume di reclutamento.
Un elevato volume di pazienti crea valore solo se le strutture hanno la capacità di gestirlo. La comunicazione continua con le strutture partecipanti ha permesso ad AutoCruitment di adattare il reclutamento in base alle esigenze individuali di ciascuna struttura e di mantenere un flusso più gestibile di pazienti.
I siti con prestazioni elevate possono essere amplificati intenzionalmente
I centri hanno dimostrato diverse capacità nella gestione e nella conversione del volume di pazienti. La sotto-campagna "Great Sites" ha offerto un modo per indirizzare un maggiore supporto al reclutamento verso i centri che già mostravano prestazioni elevate, contribuendo a un migliore utilizzo della capacità esistente dei centri stessi.
Il supporto al paziente dovrebbe continuare anche dopo il rinvio.
Generare una segnalazione qualificata è solo un passaggio del processo di iscrizione. Il supporto per il coinvolgimento dei pazienti ha contribuito a mantenere i contatti con i pazienti, a incentivare la partecipazione agli appuntamenti, a sostenere la motivazione e a riprogrammare gli appuntamenti mancati, in modo che più pazienti avessero l'opportunità di proseguire lungo il percorso.
Una comunicazione rapida supporta l'esecuzione
Il confronto settimanale tra AutoCruitment, Syneos ed Eli Lilly ha permesso di individuare e risolvere rapidamente i problemi riscontrati presso i centri di ricerca. Per i programmi di reclutamento ad alto volume, mantenere una comunicazione chiara tra il partner di reclutamento, la CRO, lo sponsor e i centri di ricerca può essere fondamentale per sostenere il ritmo di arruolamento.
Applicazione degli insegnamenti appresi agli studi futuri in dermatologia
Gli studi dermatologici spesso si basano sulla capacità dei pazienti di valutare accuratamente la gravità o l'estensione di una condizione visibile prima di recarsi presso la struttura, il che può creare una discrepanza tra l'idoneità autodichiarata e la valutazione clinica.
Per i futuri studi dermatologici, AutoCruitment può introdurre una pre-selezione visiva in una fase più precoce del processo di reclutamento, al fine di identificare i pazienti potenzialmente più idonei prima dell'invio allo studio. Questa pre-selezione può includere video-screening con infermieri qualificati o membri del team di coinvolgimento dei pazienti, oppure tramite revisione sicura delle immagini via SMS, ove appropriato e approvato per lo studio.
Questi ulteriori passaggi di qualificazione possono essere d'aiuto:
- Convalidare i criteri di studio visibili che potrebbero essere difficili da valutare autonomamente per i pazienti.
- Identificare i potenziali problemi di ammissibilità prima che un paziente venga indirizzato a una struttura
- Fornire ai centri pazienti più qualificati per ulteriori valutazioni.
- Ridurre il carico di lavoro associato alla revisione dei pazienti che difficilmente soddisfano i requisiti di ammissibilità visibili.
- Creare un percorso più efficiente dallo screening iniziale alla valutazione a livello di sito.
L'approccio specifico verrebbe adattato al protocollo, all'indicazione, ai requisiti di privacy e al processo di reclutamento approvato dallo sponsor.
Pronti a sfruttare al meglio la vostra rete di siti web esistente?
Aumentare il numero di pazienti arruolati non richiede necessariamente l'aggiunta di ulteriori centri. AutoCruitment combina un reclutamento scalabile di pazienti con il coinvolgimento di centri e pazienti per aiutare i team di ricerca a generare un volume di pazienti qualificati, supportare le prestazioni dei centri e accompagnare un maggior numero di pazienti lungo il percorso di arruolamento.
Parla con il nostro team del tuo studioLa piattaforma di reclutamento dei pazienti di AutoCruitment supporta Sponsor, partner CRO and Siti di ricerca riducendo tempi, rischi e costi per portare nuove terapie sul mercato.