Werving en selectie voor klinische onderzoeken is nog steeds een van de grootste uitdagingen binnen het medisch onderzoek.

Hoewel innovaties op het gebied van onderzoeksontwerp en data-analyse farmaceutische bedrijven en hun personeel winst hebben opgeleverd, lopen talloze studies routinematig uit de hand qua tijd en budget. Veel anderen slagen er niet in hun studies volledig af te ronden vanwege lage inschrijving en torenhoge uitvalpercentages. Inderdaad, meer dan 90% van de proeven vertraging oplopen omdat ze de inschrijvingsdoelen en deadlines niet halen.

Wij weten dat relaties zijn van cruciaal belang om dit te garanderen Succes. Maar hoe zit het met de relaties tussen patiënten, locaties en sponsors – met name die met gedecentraliseerde klinische studies (DCT's), waar de relatie tussen patiënt, locatie en sponsor nog meer versnipperd raakt?

Daar komt site-betrokkenheid om de hoek kijken: een cruciale en vaak over het hoofd geziene strategie die helpt de problemen met inschrijvingen en werving bij de wortel aan te pakken.

Het opbouwen van consistente, inhoudelijke verbindingen met locaties transformeert elk aspect van de klinische onderzoekservaring, van tijdlijnen tot patiëntervaringen. Hieronder laten we zien waarom ze belangrijk zijn en hoe u ze kunt bereiken.

Wat is betrokkenheid bij een klinische onderzoekslocatie?

De betrokkenheid van klinische proeflocaties verwijst naar de voortdurende, proactieve inspanningen van organisaties die betrokken zijn bij een klinische proef, zoals sponsors, contractonderzoeksorganisaties (CRO's) en anderen, om ondersteuning proeflocaties gedurende de hele planning en uitvoering van een onderzoek.

Het doel is om sterke, samenwerkende relaties te bevorderen door middel van consistente communicatie en partnerschap, en zo een ervaring te creëren die voordelen biedt aan patiënten, locaties en belanghebbenden.

In essentie draait het bij de betrokkenheid van de onderzoekslocaties om het creëren van een echt partnerschap tussen onderzoekssponsors en klinisch onderzoekers. Deze inspanningen verbeteren op hun beurt de werving, het behoud en de naleving van de onderzoekslocaties, en de bewustwording, voortdurende deelname en het vertrouwen van patiënten vóór de studie.

Wanneer dit echter ontbreekt, zijn de resultaten moeilijk te negeren:

• Vertraagde inschrijvingspercentages
• Onregelmatige of niet-bestaande patiëntfollow-ups
• Het niet verkrijgen van gekwalificeerde leads
• Niet-naleving van de ingeschreven deelnemers
• Intrekking van toestemming
• Gemiste deadlines voor het proces

Meestal zijn deze vertakkingen en uitdagingen waar websites mee te maken krijgen simpelweg een kwestie van precedentontwerp van websites, systemen en de technologieën waarop ze vertrouwen:

1. Veel locaties houden zich tegelijkertijd bezig met meerdere onderzoeken, waardoor het lastiger is om prioriteit te geven aan één specifieke wervingsstroom.
2. Veel onderzoeksteams worden overspoeld door complexe data en technologie. Door de beperkte bandbreedte hebben weinig locaties de tijd of middelen om nieuwe tools onder de knie te krijgen of nieuw personeel goed op te leiden.
3. Veel locaties hebben te maken met voortdurend wisselende prioriteiten: van eenvoudige, handmatige administratieve taken tot patiëntenzorg.

Uiteindelijk kunnen deze uitdagingen leiden tot uitputting en fragmentatie, waardoor de relatie tussen sponsors en locatiepersoneel onder druk komt te staan ​​en de betrokkenheid bij de locatie afneemt.

Vanaf de grond lijken deze problemen alomtegenwoordig, zelfs vanzelfsprekend, maar ze zijn verre van onoplosbaar.

Met de juiste betrokkenheidsstrategieën en infrastructuur kunnen sites effectieve wervingsmachines worden, die beschikken over een gestroomlijnde organisatie, duidelijke communicatie en snelle follow-ups waarmee ze gekwalificeerde deelnemers aantrekken (en behouden).

Waarom sitebetrokkenheid cruciaal is voor een succesvolle proef

Alleen al de uitvalpercentages spreken boekdelen over de uitdagingen binnen traditionele klinische onderzoeksmodellen. Bijna een derde van de patiënten (naar schatting 30%) verlaat een onderzoek voordat het is afgerond, en 25-26% doet dit nadat ze toestemming hebben gegeven. Dit komt vaak door omslachtige protocollen, gebrek aan ondersteuning of onduidelijke verwachtingen.

Hoewel de betrokkenheid van de onderzoekslocatie een belangrijke rol speelt tijdens de werving, is voor het aanpakken van deze uitdagingen na toestemming vaak een doordacht onderzoeksontwerp en blijvende ondersteuning van de deelnemers gedurende het onderzoek nodig.

Patiënten noemen routinematig de volgende locatiegerelateerde redenen om een ​​onderzoek te verlaten:

• Moeilijkheden bij het plannen van bezoeken
• Problemen met transport
• Gebrek aan steun van hun onderzoeksteam
• Negatieve berichtgeving in de media of een indruk van ongeloofwaardigheid van de kant van het proces

Betere samenwerking tussen proeforganisatoren, locaties en andere belanghebbenden kan helpen voorkomen dat proefpersonen worden afgebroken.

Verhoogt de patiënteninschrijving

27% van de patiënten in het onderzoek noemt een gebrek aan ondersteuning als de belangrijkste reden voor afhaken. Consistente communicatie is daarom essentieel voor deelname aan het onderzoek, voltooiingspercentages en continuïteit. En dat werkt twee kanten op: het personeel op de onderzoekslocatie heeft vaak moeite om bandbreedte te reserveren of hun aandacht te verdelen over communicatie, coördinatie en zorg.

Als gevolg hiervan lijdt de werving eronder en blijven belanghebbenden achter met de vraag hoe de inschrijving te versnellen.

Door meer samenwerking tussen organisatoren, locaties en andere belanghebbenden (of uitbestede diensten) te omarmen, worden deze omstandigheden omgedraaid. Locaties die zich gesteund en integraal onderdeel van uw onderzoek voelen, zullen u op hun beurt steunen, prioriteit geven aan uw onderzoek en proactief op zoek gaan naar gekwalificeerde patiënten om zich in te schrijven.

Vermindert uitval

Uit onderzoek blijkt dat patiënten gemotiveerd worden door:

• Duidelijke, transparante communicatie van zorgprofessionals
• Regelmatige contactmomenten en follow-ups
• Educatief materiaal over de mogelijke voordelen en risico's van het onderzoek
• Een sfeer van consistente zorg en ondersteuning

Maar al te vaak moeten proeflocaties al deze verantwoordelijkheden bovendien nog afhandelen, naast de zorg en behandelingen. De werving van patiënten, voorlichting, communicatie en aanverwante activiteiten vallen dan onder het net.

In plaats van sites grotendeels onafhankelijk te laten opereren totdat ze hun resultaten en gegevens hebben afgerond, kan gezamenlijke betrokkenheid van sites alle belanghebbenden bij het onderzoek helpen de site- en onderzoeksprocessen beter te organiseren en taken te verdelen. Dit leidt tot een meer holistische aanpak om uitval te verminderen.

Als een sponsor bijvoorbeeld besluit om de werkzaamheden uit te besteden diensten voor patiëntenwervingwaardoor het personeel op de locatie veel tijd en energie overhoudt om zich meer te richten op het bieden van ervaringen die ervoor zorgen dat patiënten blijven deelnemen.

Versnelt tijdlijnen en verlaagt kosten

In meer dan 80% van de gevallen worden verlengingen van de onderzoekstermijn toegeschreven aan mislukte of vertraagde inschrijvingen. Dit betekent een aanzienlijke belasting van de middelen voor alle belanghebbenden.

Maar wanneer organisatoren van onderzoeken en locaties voortdurend samenwerken en de administratieve lasten verdelen, kunnen ze de onderzoeksprocessen gemakkelijker stroomlijnen.

Dat kan bijvoorbeeld het volgende inhouden:

• Het identificeren en verwijderen van overbodige inschrijvingsvereisten
• Het inplannen van tweewekelijkse controlemomenten met de hoofdonderzoekers
• Uitbesteding van werving voor gekwalificeerde patiënten
• Sponsoren hebben een specialist op het gebied van gegevensnaleving die met elke site samenwerkt

Bovendien helpen deze inspanningen om de locatie te betrekken alle belanghebbenden op de hoogte te houden en op één lijn te houden over de processen en doelen van de proef. Door samenwerking, het informeren van locaties en het verminderen van de werklast van personeel, verminderen strategieën voor locatiebetrokkenheid vermijdbare uitgaven in zowel tijd als geld.

Verbetert de datakwaliteit en naleving

Het bereiken van een bepaald niveau van standaardisatie voor de processen, klinische praktijken, dataverzameling, integriteit en naleving van een onderzoek is cruciaal voor de impact van die consistentie (of het gebrek daaraan) op de resultaten. Het verzamelen van kwaliteitsgegevens en aantoonbaar bewijs van de werkzaamheid van een behandeling, het handhaven van de wetenschappelijke integriteit en het waarborgen van de herhaalbaarheid van een onderzoek zijn hier allemaal van afhankelijk.

Het handhaven van dat niveau van consistentie wordt echter aanzienlijk lastiger wanneer de betrokkenheid van onderzoekslocaties beperkt is, met name bij gedecentraliseerde of multi-site studies. Zonder proactieve ondersteuning kunnen de werkwijzen van de locaties uiteenlopen, wat leidt tot inconsistenties in de uitvoering van protocollen, dataverzameling en naleving van regelgeving.

Effectieve communicatie en actief luisteren naar het personeel op de locatie zijn essentieel voor het versterken van de naleving van procedures, het identificeren van knelpunten en het bevorderen van een gedeeld begrip op alle locaties.

Betrokken teams op de onderzoekslocatie signaleren problemen ook eerder, zorgen voor een betere naleving van het protocol en dragen bij aan een betere patiëntenretentie. Regelmatige controles, gedeelde leerervaringen en ondersteuning ter plaatse op elke onderzoekslocatie kunnen bijdragen aan het handhaven van operationele consistentie en het garanderen van hoogwaardige resultaten gedurende het hele onderzoek.

Creëert waarde op de lange termijn

Medewerkers van de onderzoekslocaties die zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen door de sponsors van de studie, zullen deze partnerschappen alleen maar willen voortzetten. CRO's en sponsors van de studie zullen aanzienlijk profiteren van deze voortdurende relaties, omdat ze erop kunnen vertrouwen dat hun partnersites de zorgstandaarden, data-integriteit, compliance-inspanningen en andere processen naleven.

Nadat u de strategieën voor site-betrokkenheid hebt vastgesteld, wordt het eenvoudiger om de prestaties te beoordelen en processen verder te verbeteren.

Werving rechtstreeks bij de patiënt: het bereik vergroten en de inschrijving op de locatie stimuleren

Met directe werving (DTP) worden potentiële deelnemers aan klinische onderzoeken via digitale kanalen in contact gebracht met onderzoekslocaties.

In plaats van te vertrouwen op traditionele methoden om potentiële kandidaten te werven (voornamelijk verwijzingen van artsen of persoonlijke verwijzingen), identificeert DTP-werving geschikte kandidaten via digitale kanalen zoals:

• Gerichte advertenties
• Social media-platforms
• Zoekmachines
• Websites over gezondheid en welzijn

Partners zoals AutoCruitment gebruiken verschillende tactieken, van screeningtools tot het screenen van verwijzingen, om DTP-wervingstactieken te verfijnen. Zo hebben ze bijvoorbeeld, na een breed net te hebben uitgezet op online kanalen om het bereik te vergroten, aanpasbare screening en betrokkenheid van patiënten inspanningen verfijnen en lokaliseren hooggekwalificeerde patiënten volgens de unieke criteria van elke proef.

DTP-methoden verhogen de betrokkenheid op natuurlijke wijze door de drempels te verlagen die doorgaans worden opgeworpen door persoonlijke of koude werving, waardoor de overgang van bewustwording naar inschrijving soepeler verloopt. Door hoogwaardige leads rechtstreeks aan de coördinatoren te leveren, besparen teams tijd en profiteren zowel het personeel als de deelnemers van een boost in hun moraal.

Toegewijde teams voor site- en patiëntbetrokkenheid: intensieve ondersteuning om onderzoeken op schema te houden

Toegewijde teams die zich richten op de locatie en de patiëntbetrokkenheid zijn essentieel voor het succes van een klinische proef.

Wanneer hun doelen hand in hand gaan, vervult elk team zijn eigen, belangrijke functie:

• Site-betrokkenheidsteams: Deze units werken rechtstreeks samen met de coördinatoren op locatie om ervoor te zorgen dat ze allemaal goed geïnformeerd zijn en over de middelen beschikken die nodig zijn om aan hun wervingsdoelstellingen te voldoen. Consistente contactmomenten en transparante, realtime dashboards zorgen ervoor dat teams problemen op locatie kunnen aanpakken en voorkomen zodra ze zich voordoen.
• Patiëntenbetrokkenheidsteams: Vanaf de eerste verwijzing tot en met het geven van geïnformeerde toestemming helpen ze patiënten om op schema te blijven tijdens hun deelname. Geautomatiseerde afspraakherinneringen, voorbereidende e-mails en educatieve bronnen versterken hun waarde en bieden zinvolle ondersteuningspunten. Patiëntenbetrokkenheidsteams spelen een belangrijke rol en zorgen ervoor dat deelnemers aan het onderzoek zich erkend en gemotiveerd voelen, waardoor uitvalpercentages worden geminimaliseerd en de algehele betrokkenheid wordt versterkt.

Dit duo werkt samen om de voortgang van het onderzoek in stand te houden en de belasting van de onderzoeksteams en patiënten aanzienlijk te verminderen.

Wanneer beide units over voldoende middelen beschikken via partners als AutoCruitment, zien sites het volgende:

• 62% sneller eerste patiëntencontact
• 40% tijdsbesparing tussen verwijzingen en bezoeken aan de pre-screeninglocatie
• Tot 40% verbetering in therapietrouw en medewerking van patiënten

Prestaties en processen kunnen niet worden uitgevoerd zonder mensen. Menselijke verbinding, geloofwaardigheid en motivatie – kortom, betrokkenheid – zijn essentieel om klinische studies op schema te houden.

Technologiegedreven processen: platforms en data benutten voor naadloze betrokkenheid

Paradoxaal genoeg is er een trend richting DCT's hangt af van Efficiënte toepassing van gecentraliseerde digitale technologieën. In het huidige landschap zijn gebruiksvriendelijke technologieplatformen die patiëntgegevens naadloos opslaan, cruciaal voor het stroomlijnen van werving en betrokkenheid.

Deze portalen bieden:

• Realtime feedback en gegevensupdates voor verbeterde inzicht in de wervingskanalen van patiënten en inzichten in de reis van patiënten
• Tweerichtingsdashboards om zowel personeel als patiënten te helpen de afstemming en harmonie te behouden
• Taakbeheermogelijkheden om de tijdigheid, het bewustzijn en de responsiviteit van de patiënt te bevorderen

Geautomatiseerde herinneringen, waarschuwingen en workflows voor pre-screening zorgen er bijvoorbeeld voor dat er regelmatig contactmomenten met patiënten zijn en dat de werving actueel blijft.

Open communicatielijnen hebben echter ook mogelijke valkuilen. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat portals voldoen aan regelgevende normen, zoals HIPAA en AVG, om patiëntgegevens gedurende het hele onderzoekstraject te beschermen.

Gelukkig integreren platforms als AutoCruitment compliance in de basis van het interfaceontwerp, zodat sites frictie vermijden zonder dat gevoelige gegevens in gevaar komen.

Alles bij elkaar brengen: een holistische betrokkenheidsstrategie

Er bestaat geen wondermiddel of techniek waarmee de complexiteit en de bijzonderheden van een succesvolle klinische proef kunnen worden opgelost.

In plaats daarvan is een holistische benadering die zich richt op alle onderdelen van het proces (de betrokkenheid van de patiënt en de locatie) essentieel voor het verbeteren van processen en het snel, bevredigend en effectief maken van de patiëntreis.

Wanneer DTP-outreach, energieke engagementdiensten en de op technologie gebaseerde systemen die ze gebruiken samenwerken, verlopen wervingsprocedures sneller, vloeiender en effectiever.

Stel je het eens voor vanuit het perspectief van de patiënt:

1. Een patiënt krijgt de diagnose hart- en vaatziekte.
2. Ze klikken op hun telefoon op een gerichte digitale advertentie die een aankomend onderzoek naar een veelbelovende nieuwe behandeling laat zien.
3. Nadat een sitecoördinator een screeningvragenlijst heeft ingevuld, wordt hij of zij hiervan op de hoogte gesteld en krijgt hij of zij een telefoontje van een lid van het engagementteam.
4. Vervolgens ontvangen ze een warm telefoontje en plannen ze hun eerste bezoek.
5. Kort daarna ontvangen ze een vervolgmail met alle informatie die ze nodig hebben om zich te oriënteren en zich aangesproken te voelen.

Er is geen heen-en-weer gepraat, papierwerk of telefoongesprekken. Gecentraliseerde systemen vermijden de valkuilen van fragmentatie op locatie, terwijl een team van professionals prioriteit geeft aan de patiëntervaring – echte, menselijke zorg.

Dit is het verschil tussen oude systemen die tekortschoten en nieuwe strategieën die daadwerkelijk waarde toevoegen aan interne wervingsteams en de patiënten die ze bedienen. Bovendien kunnen die systemen worden gerepliceerd – op schaal, ongeacht hoe verfijnd de criteria van het onderzoek ook zijn.

Klaar om de betrokkenheid bij uw klinische onderzoekslocatie te verbeteren? Volgende stappen

Zonder implementatie van strategieën en technologieën voor de betrokkenheid van klinische onderzoekslocaties zullen studies blijven worstelen met de werving en deelname van patiënten. Het personeel op de onderzoekslocatie zal schaars blijven, wat de ondersteuning van patiënten negatief beïnvloedt.

Toch zijn deze uitdagingen bij het werven van personeel niet onoverkomelijk. Het zijn kansen om relaties op te bouwen die van hogere kwaliteit zijn, beter samenwerken en duurzamer.

Strategische benaderingen van locatiebetrokkenheid en -ondersteuning combineren de mogelijkheden van digitale infrastructuur met toegewijde teams die verstand hebben van het gebruik ervan. Zo leveren ze de zorgervaring die patiënten nodig hebben om betrokken te blijven.

Als u klaar bent om oude uitdagingen te overstijgen, de ervaring van uw patiënten te verbeteren en momentum op te bouwen voor efficiënte, succesvolle studies, Neem contact op met AutoCruitment <p></p>