De werving voor klinische onderzoeken kampt regelmatig met een lage inschrijving, zo erg zelfs dat 85% van alle klinische onderzoeken halen hun initiële doelen niet op tijd. Toch tonen veel patiënten, volgens gegevens verzameld door het National Cancer Institute (NCI) van de National Institutes of Health (NIH), interesse in deelname aan studies: 50% accepteert als ze de kans krijgen.

Volgens gegevens van het NCI is een gebrek aan bewustzijn vaak de boosdoener. zoals 41% van de Amerikanen meldt geen kennis hebben van klinische onderzoeken.

Naast de noodzaak om hun bereik te vergroten, zouden contractonderzoeksorganisaties (CRO's), sponsors van klinische studies, farmaceutische bedrijven en andere belanghebbenden ook hun communicatie en betrokkenheid op verschillende contactmomenten moeten evalueren.

Klinisch onderzoek staat al voor een enorme uitdaging bij het beoordelen van de veiligheid en effectiviteit van nieuwe behandelingen. Het toevoegen van wervingsverantwoordelijkheden aan dit proces vergroot de moeilijkheidsgraad alleen maar. In plaats van te proberen de werving intern te optimaliseren, hebben onderzoekers een wervingspartner nodig met snellere en schaalbare oplossingen: AutoCruitment.

Wat is uitbestede patiëntenwerving?

Het is gemakkelijk om uitbestede patiëntenwerving te zien als een vorm van marketing of reclame. Die perceptie negeert echter enkele van de belangrijkste diensten die een wervingspartner kan leveren.

Hoewel het uitbesteden van recruitment weliswaar digitale, direct-naar-patiënt (DtP) targeting inhoudt, is het cruciaal dat uw partner patiënten ook na het eerste contactmoment kwalificeert en met hen in gesprek blijft.

Door potentiële deelnemers voorafgaand aan de inschrijving te screenen (bijvoorbeeld via doelgroep- en indicatiespecifieke berichten, online screening en/of telefonische screening), kunnen ongeschikte personen veel sneller uit klinische onderzoeken worden gefilterd.

Hierdoor kunnen tijd en middelen worden bespaard door de noodzaak voor onderzoeken, laboratoriumtests, beeldvorming en andere grondige beoordelingen voor niet-in aanmerking komende deelnemers te verminderen.

Geavanceerde leveranciers van patiëntwervingssystemen voorzien onderzoeksorganisatoren ook van de technologie die nodig is om de inschrijving te versnellen, zoals het vastleggen en analyseren van elektronische patiëntendossiers (EPD's). Door middel van empathische en servicegerichte interacties bouwen specialisten op het gebied van patiëntbetrokkenheid een goede eerste indruk op, wat bijdraagt ​​aan het opbouwen van vertrouwen en het behouden van deelname, nog voordat gekwalificeerde kandidaten een locatie bezoeken.

Van marketingcampagnes tot inschrijvingen en ondersteuning op locatie, toonaangevende externe dienstverleners diensten voor patiëntenwerving Ze zijn direct-naar-patiënt, digitaal georiënteerd en bieden een complete service. AutoCruitment helpt sponsors niet alleen om meer patiënten te bereiken en aan te trekken, maar ook om de juiste patiënten te vinden.

Waarom steeds meer klinische onderzoeken worden uitbesteed

Traditionele wervingsprocessen voor klinische studies, ook wel bekend als werving op locatie, zijn sterk afhankelijk van zorgorganisaties en zorgverleners die hun patiënten naar studies verwijzen.

Deze verwijzingen komen echter minder vaak voor dan men zou denken. Uit een enquête onder artsen en verpleegkundigen bleek dat zij slechts ongeveer 1000 patiënten doorverwijzen. 0.2% en 0.04% van hun jaarlijkse patiëntenaantallen, respectievelijk, aan onderzoeksmogelijkheden.

Bovendien, naarmate moderne klinische onderzoeken steeds complexer worden en onderzoekers specifiekere onderzoeksparameters definiëren, wordt het steeds lastiger om voldoende deelnemers te werven vanuit slechts één locatie of netwerk. Geografische beperkingen vormen een belemmering voor werving op locatie, zelfs bij gedecentraliseerde klinische onderzoeken (DCT's).

Het beheren van deze wervingsinspanningen legt extra druk op de takenlijst van klinische onderzoekers en verhoogt de werkdruk voor het personeel op de onderzoekslocaties, wat tot steeds grotere problemen leidt. Het is niet ongebruikelijk dat klinische onderzoeken die het einde van hun geplande looptijd naderen, beseffen dat ze nog zes maanden of langer nodig hebben om hun proefpopulatie te werven met het huidige wervingstempo. Deze wervingsuitdagingen blijken cruciaal; de meest voorkomende reden voor het stopzetten van een klinisch onderzoek is... lage inschrijving.

Hoe outsourcing belangrijke uitdagingen kan oplossen

Om de wervingsresultaten te verbeteren (bijvoorbeeld door een betere randomisatie en diversiteit of minder afvallers) en de inschrijvingstijd te verkorten, werken succesvolle klinische onderzoeken steeds vaker samen met gespecialiseerde wervingsbureaus.

AutoCruitment helpt CRO's, sponsors en andere belanghebbenden door:

• Bereik uitbreiden: Strategieën die zich direct tot de patiënt richten en digitaal georiënteerd zijn, omzeilen de knelpunten en beperkingen van traditionele, locatiegebonden methoden om snel deelnemers te werven. Een wervingsbureau zou bijvoorbeeld de toegang voor patiënten kunnen verbeteren via advertenties op sociale media, terwijl het tegelijkertijd contacten onderhoudt met patiëntenorganisaties en patiëntenbelangengroepen om het bereik te vergroten en het vertrouwen verder op te bouwen.
• Schermstoringen verminderen: Door gebrekkige communicatie en gerichte targeting, onduidelijke inclusie- en exclusiecriteria en beperkte mogelijkheden voor directe communicatie, kampen onderzoekslocaties vaak met een hoog percentage mislukte screenings. Door samen te werken met AutoCruitment kunnen onderzoeken echter effectievere pre-screeningprocessen implementeren. Onze kosteneffectieve methoden zorgen ervoor dat meer gekwalificeerde patiënten aan de inschrijving beginnen en deze voltooien, zonder dat de protocollen hoeven te worden aangepast.
• Zorgt voor een grotere willekeur: Voldoende randomisatie en een diverse representatie hebben een grote impact op de waarde van onderzoeksgegevens. Het kan echter een uitdaging zijn om diverse patiëntenpopulaties te vinden en te bereiken. AutoCruitment maakt gebruik van geavanceerde algoritmen om onze wervingsinspanningen uit te breiden en een breed scala aan patiënten te bereiken via kanalen en berichten die de grootste impact hebben.
• Het bevorderen van een persoonlijkere betrokkenheid van deelnemers: De eerste indruk, ervaringen en tevredenheid spelen een cruciale rol bij de inschrijving van patiënten en hun voortdurende deelname aan klinische studies. Bij AutoCruitment bevorderen we vertrouwen, informeren we patiënten, ondersteunen we hen bij het naleven van de behandeling en bieden we wervingsmateriaal aan via empathische en consistente communicatie.

Naarmate klinische studies evolueren om te voldoen aan de eisen van modern onderzoek, pakt het uitbesteden van patiëntenwerving niet alleen belangrijke operationele uitdagingen aan, maar opent het ook de deur naar meer patiëntgerichte benaderingen. Het gebruik van digitale tools verbetert de toegankelijkheid en het gemak, met name voor achtergestelde of geografisch verspreide bevolkingsgroepen.

In combinatie met deskundige strategieën voor het werven van patiënten kunnen sponsors en CRO's de doorlooptijden verkorten, de datakwaliteit verbeteren en uiteindelijk therapieën sneller op de markt brengen, terwijl ze tegelijkertijd sterkere relaties opbouwen met de patiënten die ze bedienen.

Waar u op moet letten bij een partner voor uitbesteding van patiëntenwerving

Bij de beoordeling van een externe partner voor patiëntenwerving zijn de volgende criteria essentieel:

• Aanpak van patiëntenbetrokkenheid: Zoek naar partners die geavanceerde algoritmen en digitale wervingsstrategieën gebruiken om potentiële deelnemers via diverse kanalen te bereiken en te betrekken met empathische berichten. Follow-ups uitgevoerd door engagementspecialisten om de patiëntenwerving te vergemakkelijken, zijn eveneens cruciaal. Omdat toegepaste klinische studies vaak moeite hebben om patiënten te vinden buiten de werving op locatie, dient uw partner een aanvullende wervingsaanpak te bieden.
• Workflowintegratie en sitebetrokkenheid: Ondanks dat het een uitbesteed team is, moet uw recruitmentpartner de gespecialiseerde expertise hebben om naadloos in uw bestaande workflows te passen. Ze moeten aanvoelen als een verlengstuk van uw interne team. Bovendien moet uw partner, wanneer locaties overbelast raken, kunnen ingrijpen en ervoor zorgen dat de interne processen soepel blijven verlopen.
• Veilig en conform gegevensbeheer: Het waarborgen van de beveiliging van elektronische beschermde gezondheidsinformatie (ePHI) van patiënten wordt steeds belangrijker om te voldoen aan de HIPAA-wetgeving en andere regelgeving. Strikte gegevensbeveiliging is ook essentieel voor het behoud van het vertrouwen en de privacy van patiënten, en voor het respecteren van ethische overwegingen. Technologisch geavanceerde recruitmentpartners houden zich altijd aan de wettelijke normen en beste praktijken, of het nu gaat om het faciliteren van telegeneeskunde of het verzamelen van gegevens via methoden zoals... EMR-registratie en -analyse.
• Realtime rapportage: Wervingsbureaus kunnen hun aanpak niet optimaliseren zonder continu prestatiegegevens te verzamelen en te analyseren. Transparante, realtime rapportage stelt CRO's, sponsors en andere belanghebbenden in staat om de prestaties van onderzoeken snel te beoordelen, verbeterpunten te identificeren en deze effectief aan te pakken. De ideale partner is transparant over data en werkt eraan om de campagne in realtime te optimaliseren.

Het belangrijkste criterium is uiteraard een aantoonbare geschiedenis van succesvolle wervingsstrategieën voor deelnemers.

Vraag potentiële partners om casestudies en prestatiegegevens, zoals:

• Algemene inschrijvingen nemen toe
• Gemiddelde vermindering van de inschrijvingstijdlijn
• Toename van randomisaties
• Geïnteresseerde patiënten na rechtstreekse wervingscampagnes.
• Bijdragepercentage van totale randomisaties

De juiste recruitmentpartner kiezen draait om meer dan alleen beloftes: het vereist bewijs. Een trackrecord, onderbouwd met data en casestudies, zorgt ervoor dat u samenwerkt met een team dat meetbare resultaten kan leveren.

Van het verhogen van het totale aantal deelnemers tot het verbeteren van de randomisaties en het optimaliseren van de prestaties van direct-to-patient campagnes: bewezen succes is de duidelijkste indicator dat een partner kan voldoen aan de specifieke behoeften van uw onderzoek en betekenisvolle resultaten kan behalen.

Het AutoCruitment-voordeel: wervingsresultaten verbeteren met snelheid en schaalbaarheid

Onder de potentiële partners voor outsourcing van patiëntenwerving zijn de end-to-end services van AutoCruitment ongeëvenaard.

AutoCruitment begint met wereldwijde digitale targeting en lanceert vervolgens direct-to-patient campagnes met doelgroep- en indicatiespecifieke berichten die voldoen aan de regelgeving van de Institutional Review Board (IRB).

De eerdere campagnes van AutoCruitment hebben honderdduizenden geïnteresseerde patiënten opgeleverd, die worden doorverwezen naar gepersonaliseerde online screeningsvragenlijsten met, indien nodig, integratie met het elektronisch patiëntendossier (EPD), waarmee een selectiecriterium op hoog niveau wordt gehanteerd om te bepalen of ze in aanmerking komen.

Na de online screening voeren de specialisten van AutoCruitment op het gebied van patiëntbetrokkenheid telefonische screenings uit om ervoor te zorgen dat alleen de meest gekwalificeerde potentiële deelnemers aan het inschrijvingsproces deelnemen en om de werkdruk voor de onderzoekslocaties en het aantal afvallers te minimaliseren. Tegelijkertijd helpen de medewerkers van de onderzoekslocaties de administratieve lasten van een onderzoek te verminderen en fungeren ze als een verlengstuk van de teams van de CRO en de sponsoren.

Tot slot biedt het eigen patiëntenbeheerportaal van AutoCruitment een veilige en naadloze toegangspoort voor het voltooien van patiënteninschrijvingen, het bijhouden van geïnformeerde toestemming en het voorzien van onderzoekers van transparante, realtime rapportagemogelijkheden.

Casestudie kindergeneeskunde: Succes in de praktijk

Klinische onderzoekers die een onderzoek naar kinderangst ontdekten dat als hun inschrijvingspercentages aanhielden, het 32 maanden zou duren om de gewenste steekproefomvang te bereiken. Met nog maar zeven maanden te gaan, hadden ze een oplossing nodig die de inschrijvingen aanzienlijk kon verhogen. Ze kozen voor AutoCruitment.

AutoCruitment ontwikkelde een plan om via digitale targeting en online screening de naamsbekendheid te vergroten en zo de bovenkant van de recruitmentfunnel te vullen. Tegelijkertijd zou ondersteuning bij de websitebetrokkenheid helpen bij de plotselinge toestroom van verwijzingen.

De campagne leverde ongeveer 62,000 geïnteresseerde patiënten op, die vervolgens werden geselecteerd voor een telefonisch vervolgonderzoek met 2,945 patiënten. Na beide rondes van geschiktheidsbepaling had het onderzoeksteam 360 zeer gekwalificeerde patiënten die meerdere screeningsrondes hadden doorstaan ​​en klaar waren voor de volgende stappen: locatiebezoeken, toestemming en uiteindelijk randomisatie.

Nadat aanvankelijk een stijging van bijna 400% in het aantal maandelijkse inschrijvingen was voorspeld – van 3.4 patiënten per maand naar 15.3 – om de deadline van zeven maanden te halen, overtrof AutoCruitment de verwachtingen ruimschoots door een stijging van 535% te realiseren, tot 21.6 inschrijvingen per maand.

De keuze voor AutoCruitment als partner zorgde er niet alleen voor dat het klinische onderzoeksteam zich aan de oorspronkelijke planning kon houden, maar droeg er ook aan bij dat de succesvolle studie twee maanden eerder dan gepland kon worden afgerond.

Modern klinisch onderzoek vereist moderne (uitbestede) werving

CRO's, sponsoren en andere organisatoren van onderzoeken hebben al te maken met een aanzienlijke werklast, alleen al door het uitvoeren van hun onderzoek.

Dringende wervingsuitdagingen (bijv. bereik van de campagne, diversiteit onder de patiënten, mislukte screenings, ad-hoc ondersteuning van de onderzoekslocaties, enz.) belasten het personeel van de locaties te zwaar en brengen de voortzetting van het onderzoek in gevaar.

Revolutionaire medische vooruitgang mag niet stagneren door een laag aantal deelnemers.

Door de werving van patiënten uit te besteden aan AutoCruitment, vergroot en versnelt u uw gehele wervingsproces en verbetert u aantoonbaar de resultaten en de patiënttevredenheid.

Wilt u de werving en inschrijving voor uw volgende onderzoek versnellen?

Neem contact op met AutoCruitment om sneller toegang te krijgen tot de juiste patiënten.