Dit artikel werd oorspronkelijk geschreven in augustus 2024 en werd in 2025 bijgewerkt met nieuwe ontdekkingen en onderzoeken.

Het werven van patiënten is een belangrijk aspect van klinische onderzoeken, maar ook een van de meest uitdagende. 80% van de onderzoeken ervaren vertragingen vanwege de werving van patiënten en de helft van alle klinische locaties meldt één of helemaal geen patiënten aan.

Ondanks andere ontwikkelingen op het gebied van klinisch onderzoek blijft het werven van patiënten een hardnekkig knelpunt in de sector. Verwijzingen van artsen en lokale advertenties zijn niet voldoende voor de behoeften van moderne klinische onderzoeken en sluiten ook niet aan bij de toenemende digitalisering van het vakgebied.

Maar het probleem is verre van onoplosbaar.

Van realtime inzicht tot digitaal gecoördineerde pre-screeningprocedures: digitale werving transformeert het landschap van klinische studies en versnelt de inschrijving. Vijf strategieën in het bijzonder helpen sponsors en CRO's hun wervingsinspanningen te stroomlijnen om tijd, kosten, bandbreedte en het welzijn van deelnemers te maximaliseren.

Veelvoorkomende belemmeringen bij inschrijving (en waarom traditionele benaderingen tekortschieten)

Patiëntenwerving is het beginpunt van het klinisch onderzoeksproces en bepaalt voor een groot deel het succes van een onderzoek.

Maar het tijdig inschrijven van de juiste deelnemers is een lastig doel om te bereiken, vooral gezien de beperkingen van de traditionele patiëntenwerving in klinische onderzoeken:

• Beperkt bereik:Oude wervingsmethoden waren afhankelijk van verwijzingen van artsen of ziekenhuizen, wat onvermijdelijk een beperking opleverde voor de beschikbare, in aanmerking komende deelnemers. Bovendien hadden deze methoden de neiging om degenen die al geregistreerde deelnemers aan het zorgsysteem waren, erbij te betrekken, waardoor ondervertegenwoordigde of onderbedeelde groepen of mensen met zeldzame aandoeningen werden uitgesloten.
• Complexe toelatingsvoorwaarden: Naarmate de regelgeving vanwege ethische bezwaren strenger wordt, worden eisen voor deelname aan klinische onderzoeken strenger en specifieker.
• Belasting van de onderzoekslocatie: Door de toenemende complexiteit van protocollen en toelatingscriteria staan ​​onderzoekscentra onder toenemende druk om meer te doen met beperkte middelen. Het screenen van grote aantallen patiënten om een ​​paar gekwalificeerde patiënten te vinden, kan een tijdrovend proces zijn dat personeel wegtrekt van andere belangrijke taken. Deze extra belasting kan de bedrijfsvoering belasten, de burn-out van personeel verhogen en bijdragen aan inefficiëntie in het wervingsproces, wat uiteindelijk de planning vertraagt ​​en de kosten opdrijft.
• Handmatige processen: Veel locaties kampen nog steeds met technologische tekortkomingen, waardoor medewerkers afhankelijk zijn van verouderde methoden zoals spreadsheets om patiëntverwijzingen, gegevens, betrokkenheid en meer bij te houden. Handmatige methoden zijn niet alleen tijdrovend, maar ook gevoelig voor menselijke fouten – een belangrijke factor bij vertragingen en het afgeven van patiënten.
• Patiënten afzetten: Wat betreft afhaken: werving is één ding, maar betrokkenheid is niet gegarandeerd. Logistieke uitdagingen bij de inschrijving, onduidelijke communicatie of simpelweg een gebrek aan vertrouwen zijn allemaal belangrijke verklaringen waarom zo'n 30% van de patiënten afhaakt bij een onderzoek voordat het van start gaat.
• Ongelijke representatie: Proeven halen hun diversiteitsdoelen vaak niet, vaak als gevolg van geografische silo's. De beperkingen van locatiegebonden geografie uiteindelijk invloed hebben op de verkregen gegevens, wat niet altijd van toepassing is op de algemene bevolking.

Maar al te vaak gaan ogenschijnlijk eenvoudige stappen bij het werven van patiënten gepaard met aanzienlijke frictie. Voor patiënten kan frictie een gebrek aan duidelijkheid, motivatie of frustratie betekenen. Het is dan ook geen verrassing dat onderzoeken moeite hebben met de betrokkenheid.

Als er zoveel obstakels zijn die hun oorsprong vinden in de aangeboren eigenschappen van traditionele patiënteninschrijving De oplossing moet liggen in een paradigmaverschuiving die de nadruk legt op strategieën die rechtstreeks op de patiënt gericht zijn, geautomatiseerde communicatie en realtime zichtbaarheid. Dat is iets wat alleen een digitale aanpak kan bieden.

Oplossing #1: Gebruik digitale werving direct naar de patiënt om het bereik te vergroten

Direct-to-patient (DTP) werving maakt gebruik van sociale media, betaalde advertenties en online platforms om tijdens outreach uitsluitend gekwalificeerde kandidaten te targeten. In plaats van te wachten op geschikte deelnemers, richten DTP-strategieën zich proactief op doelgroepen in de ruimtes en communities waarin ze zich online bevinden.

Vooraanstaande wervingspartners zoals AutoCruitment maken gebruik van digitale targetingtools om gemotiveerde, vooraf gekwalificeerde patiënten te identificeren die voldoen aan de criteria voor deelname aan het onderzoek.

Door gebruikers te targeten en hun online bereik te vergroten, kunnen CRO's en sponsors uiteenlopende en gespecialiseerde doelgroepen bereiken die met traditionele methoden vaak buiten schot blijven.

Deze omvatten:

• Patiënten uit achtergestelde gemeenschappen
• Kleinere patiëntenpopulaties
• Niet-betrokken populaties

Met AutoCruitment verwijzen op maat gemaakte screeningstools, die zijn afgestemd op inclusie- en exclusiecriteria, alleen hooggekwalificeerde patiënten door, waardoor de werving wordt versneld en onze partners gemiddeld 9 maanden over de inschrijvingstermijnen.

Gecombineerd met EMR-opname en -intelligentiedie gebruikmaakt van de toegang tot de Health Information Exchange om betrouwbare EPD-gegevens te verzamelen, HIPAA-naleving wordt gecodeerd, terwijl onderzoeken sneller worden gekoppeld aan patiënten die aan de criteria voldoen.

Oplossing #2: Stroomlijn en automatiseer het pre-screeningproces

Strikte eisen, lange vragenlijsten en handmatige geschiktheidsbeoordelingen verbruiken snel middelen en vertragen de inschrijving. Hoewel deze stappen essentieel zijn voor het behoud van hoogwaardige patiëntenbestanden, kunnen ze inefficiënt worden bij slechte ondersteuning, wat leidt tot hogere screeningsfalenpercentages en langere onderzoekstermijnen.

Digitale platforms kunnen helpen deze blokkades te overwinnen. Online screeningstools stellen patiënten in staat vragenlijsten sneller in te vullen, terwijl geautomatiseerde processen de noodzaak van repetitieve, overbodige handmatige evaluaties kunnen elimineren.

Dankzij deze flexibiliteit kunnen patiënten binnen enkele dagen van een advertentieklik naar een verwijzing overgaan, wat leidt tot:

• Verminderde sitebelasting
• Verminder de patiëntenlast
• Verbeterde schermfoutpercentages
• Grotere transparantie en beter geïnformeerde patiëntenpopulaties

In een systematische review uit 2024 werden digitale rekruteringstechnologieën geprezen voor het stroomlijnen van screenings en het verbeteren van de groothandelsprocessen. communicatie met patiënten.

Bij bedrijven als AutoCruitment kan elke screener worden aangepast en geschaald naar de individuele onderzoeksvereisten. Dit zorgt uiteindelijk voor snellere studieprocedures en een beter afgestemde, beter geïnformeerde groep potentiële kandidaten.

Oplossing #3: Ondersteun sites met speciale site-engagementteams

Duurzame betrokkenheid blijft een van de grootste obstakels voor het succes van onderzoeksstudies. Al te vaak fungeren onderzoekslocaties als 'eindpunten' in plaats van als dynamische spelers die samenwerken met studieorganisatoren om de patiëntervaring te verbeteren.

Dat is ook niet zo vreemd: met de werklast van patiëntenzorg, gegevensinvoer en administratief werk hebben coördinatoren en medewerkers op de onderzoekslocatie zelden de tijd of de bandbreedte om een ​​patiënt de aandacht te geven die hij of zij nodig heeft om aan boord te blijven. Zeker niet tijdens langdurige onderzoeken.

Eén van de pijlers van AutoCruitment is daarom dat we optreden als een toegewijde partner voor locatiebetrokkenheid, die proactief betrokken is bij de planning en het projectmanagement.

Door het systematiseren van regelmatige contactmomenten en patiëntfollow-ups:

• Zorg ervoor dat potentiële deelnemers snel worden opgevolgd
• Houd toezicht op de voortgang en geef medewerkers realtime feedback
• Geef sites meer inzicht met dashboards die belangrijke statistieken, gedragingen en waardevolle inzichten over gebruikers identificeren
• Zorg voor duidelijke, beknopte berichten aan patiënten via meerdere kanalen

Uiteindelijk draait site-betrokkenheid om effectieve, consistente communicatie. Door middel van samenwerking met partners – zoals frequente check-ins en gezamenlijk leren over wervingssuccessen en -uitdagingen, het erkennen van het succes van de site en het aanbieden van opfriscursussen – sites kunnen hun inschrijving verbeteren, behoud en naleving.

AutoCruitment combineert een ondersteunende infrastructuur met duidelijke, consistente berichtgeving en helpt deelnemende locaties om verantwoording af te leggen en menselijkheid te behouden, zelfs bij beperkte bandbreedte.

Oplossing #4: Houd patiënten betrokken door middel van voortdurende communicatie

Communicatie is essentieel voor het creëren van een transparante, meegaande en ondersteunende patiëntervaring. Begrip van de patiënt en een gevoel van vertrouwen en legitimiteit. een dynamische rol spelen bij het vormgeven van de ervaring van een patiënt; het zijn belangrijke variabelen die de samenwerking ondersteunen.

Doorlopende communicatie, met behulp van digitale hulpmiddelen zoals geautomatiseerde follow-ups, e-mailnurturing, sms-herinneringen en veelgestelde vragen, zorgen ervoor dat deelnemers gemotiveerd en consistent blijven, van werving tot voltooiing van het onderzoek.

Als een leider patiëntenwervingsbureauDe multichannel communicatiestromen en toegewijde patiëntbetrokkenheidsstrategieën van AutoCruitment geven prioriteit aan drie hoofdpijlers om de patiëntreis te ondersteunen:

1. Duidelijk opleiden en communiceren: Dit verheldert het doel van het onderzoek, de voordelen, risico's en wat er van patiënten wordt verwacht, en vergemakkelijkt een proces van geïnformeerde toestemming. Het presenteren van informatie in verschillende formaten (bijvoorbeeld video's en infographics) die medisch jargon omzeilen, helpt patiënten te informeren en vergroot de betrokkenheid bij diverse doelgroepen.
2. Met een persoonlijke aanpak: Stem wervingstactieken af ​​op individuele behoeften. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat deelnemers aan de proef flexibele planning of locaties krijgen, dat er 1:1-gesprekken worden gevoerd en dat er waar redelijkerwijs mogelijk aan verzoeken wordt voldaan.
3. Het opzetten en onderhouden van ondersteuningssystemen: Dit zorgt ervoor dat patiënten zich gezien en gehoord voelen, wat de kans vergroot dat ze blijven deelnemen. Het helpt ook om de drempels voor deelname te verlagen, zoals:
   1. Het regelen van vervoer van en naar de proeflocaties
   2. Flexibele planningsopties
   3. Het kosteloos ter beschikking stellen van de benodigde medische apparatuur
   4. Het bieden van emotionele ondersteuningsdiensten, psychologische hulpbronnen of patiëntenbelangenorganisaties

uiteindelijk communicatie- en betrokkenheidsinspanningen zijn van cruciaal belang voor het succes van een proef. Door kandidaten vanaf de onboarding te betrekken, voelen ze zich gedurende het hele proces ondersteund, waardoor uitval wordt verminderd en de beschikbare gegevens worden verbeterd.

Oplossing #5: Gebruik technologie om de wervingsfunnel te centraliseren en te monitoren

Gebrek aan centralisatie brengt tal van problemen met zich mee voor klinische studies. Traditionele databeheersystemen zoals spreadsheets kunnen snel ongeorganiseerd en onsamenhangend raken, wat leidt tot vertragingen, verlies van verwijzingen en tijdverlies.

Moderne, gecentraliseerde patiëntenbeheerportalen helpen het fragmentatieprobleem op te lossen door het volgende te bieden:

• Realtime inzicht in de status en locatie van verwijzingen in de patiëntenwervingstrechter
• Geïntegreerde dashboards die gebruikmaken van data om handmatige check-ins en tracking te verminderen
• Meer inzicht in projecttijdlijnen, waardoor teams hun voortgang kunnen bewaken en knelpunten kunnen voorkomen voordat ze zich voordoen

Platforms zoals AutoCruitment bieden veilige, HIPAA- en AVG-conforme portals die verwijzingen stroomlijnen, follow-up bevorderen en integreren met bestaande systemen.

Het resultaat? Minder deelnemers die afhaakten, een hogere efficiëntie en een netto verbetering in de tevredenheid van patiënten en personeel.

Alles bij elkaar brengen: een moderne aanpak om de inschrijving te versnellen

Digitale patiëntenwerving Strategieën gaan niet over het omarmen van 'vooruitgang' omwille van de vooruitgang zelf. Het gaat erom óf te herdefiniëren wat vooruitgang betekent in klinische studies, óf achter te blijven op het gebied van snelheid, diversiteit en kwaliteit van data.

De problemen waar de sector vandaag de dag mee kampt, zijn vooral handmatige wrijving, ondoorzichtigheid en de vele verschillende rekruteringsmethoden die de plank misslaan bij het identificeren van de beste patiënten voor een onderzoek.

Patiëntgerichte, hybride modellen die gebruikmaken van technologiegestuurde systemen vormen een effectief corrigerend middel. Maar het vergt een goed gepositioneerde partner om prioriteit te geven aan de menselijke kant aan beide kanten van het klinische testproces.

Partners zoals AutoCruitment bieden:

• Directe patiëntgerichte targeting
• Geautomatiseerde, multi-channel communicatiesystemen
• Toegewijde engagementteams
• Realtime dashboards en verwijzingstracking die HIPAA- en AVG-conform zijn

De aanpak van AutoCruitment om inschrijvingen te versnellen

Traditionele methoden voor patiëntenwerving hebben de sector al tientallen jaren van dienst geweest en zijn zeker niet zonder verdiensten. Maar locatiecoördinatoren, patiënten en de rest van de wereld passen zich razendsnel aan een snellere klinische omgeving aan – en het is tijd om de wervingsstrategieën hierop aan te passen.

Of u zich nu in de beginfase van een reumatoïde artritis-onderzoek of andere therapeutische gebieden bevindt, digitale oplossingen en diensten voor patiëntenwerving tools zoals die van AutoCruitment zijn schaalbaar, flexibel en nauwkeurig genoeg om aan die behoeften te voldoen.

Verbeterde wervingsresultaten beginnen met een diepgaand inzicht in de verschillende paden die patiëntreizen kunnen bewandelen. AutoCruitment helpt sponsors allereerst om sneller in contact te komen met de beste deelnemers.

Met expertise in meer dan 120 aandoeningen in meer dan 37 landen is er geen reden om te wachten.

Neem contact op met AutoCruitment Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe wij uw proefinschrijving kunnen versnellen.