Rekrutacja do badań klinicznych często charakteryzuje się niską liczbą zapisów, co jest bardzo częste, 85% wszystkich badań klinicznych nie udało się osiągnąć pierwotnych celów na czas. Jednak według danych zebranych przez Narodowy Instytut Onkologii (NCI) Narodowych Instytutów Zdrowia (NIH), wielu pacjentów wyraża zainteresowanie udziałem w badaniach: 50% akceptuje gdy nadarzy się okazja.

Jak wynika z danych zebranych przez NCI, często winę ponosi świadomość, gdyż 41% Amerykanów twierdzi, że nie ma wiedzy na temat badań klinicznych.

Jednak oprócz konieczności rozszerzenia zasięgu, organizacje zajmujące się badaniami kontraktowymi (CRO), sponsorzy badań klinicznych, firmy farmaceutyczne i inne zainteresowane strony muszą również ocenić swoje komunikaty i zaangażowanie w różnych punktach styku.

Badacze kliniczni już teraz stoją przed ogromnym wyzwaniem oceny bezpieczeństwa i skuteczności nowych terapii. Dodanie obowiązków rekrutacyjnych do tej i tak już przeciążonej fazy procesu tylko zwiększa to wyzwanie. Zamiast próbować optymalizować rekrutację wewnętrznie, potrzebują szybszych i bardziej skalowalnych rozwiązań.

Wielu znajduje rozwiązanie, zlecając rekrutację pacjentów na zewnątrz i nawiązując współpracę z doświadczonymi dostawcami. Jeśli rozważasz to samo, poniżej znajdziesz wszystko, co musisz wiedzieć.

Czym jest outsourcing rekrutacji pacjentów?

Łatwo jest postrzegać outsourcing rekrutacji pacjentów jako po prostu kolejną formę marketingu lub reklamy. Jednak takie postrzeganie pomija niektóre z najważniejszych usług, jakie może świadczyć partner rekrutacyjny.

Chociaż rekrutacja zewnętrzna wiąże się z cyfrowym, bezpośrednim dotarciem do pacjentów (DTP), kluczowe jest, aby Twój partner również kwalifikował pacjentów i angażował ich po pierwszym kontakcie.

Dzięki wstępnej selekcji potencjalnych uczestników przed kwalifikacją (np. za pomocą wiadomości dostosowanych do populacji i wskazań, za pomocą selekcji online lub telefonicznej), osoby niekwalifikujące się mogą zostać znacznie szybciej odfiltrowane z badań klinicznych.

Z kolei w całym badaniu klinicznym można zaoszczędzić czas i zasoby, ograniczając konieczność przeprowadzania badań, testów laboratoryjnych, obrazowania i innych szczegółowych ocen w przypadku uczestników niekwalifikujących się do badania.

Zewnętrzni dostawcy usług rekrutacji pacjentów wyposażają również organizatorów badań w technologie niezbędne do przyspieszenia rekrutacji, takie jak rejestrowanie i analiza danych z elektronicznej dokumentacji medycznej (EMR). Dzięki empatycznym i zorientowanym na obsługę interakcjom, specjaliści ds. zaangażowania pacjentów budują i podtrzymują wysokiej jakości pierwsze wrażenie, które pomaga budować zaufanie i utrzymywać stałe uczestnictwo, zanim wstępnie zakwalifikowani kandydaci odwiedzą ośrodek.

Mówiąc prościej, prowadzenie outsourcingu usługi rekrutacji pacjentów Oferujemy rozwiązania DTP, rozwiązania cyfrowe i pełen zakres usług – od kampanii marketingowych po rekrutację i pomoc w ośrodkach. Rekrutacja uczestników poprzez współpracę z ekspertami nie tylko pomaga w dotarciu do większej liczby uczestników i ich rekrutacji, ale także w doborze odpowiednich osób do badań klinicznych.

Dlaczego coraz więcej badań klinicznych przechodzi na outsourcing

Tradycyjne procesy rekrutacji do badań klinicznych, znane również jako rekrutacja oparta na ośrodkach, w dużej mierze zależą od organizacji opieki zdrowotnej (HCO) i świadczeniodawców usług opieki zdrowotnej (HCP), którzy kierują swoich pacjentów do badań.

Jednak skierowania te są zazwyczaj rzadsze, niż można by przypuszczać. Ankieta wśród lekarzy i pielęgniarek wykazała, że osoby z tych zawodów kierują jedynie około 0.2% i 0.04% odpowiednio do rocznej liczby pacjentów, na potrzeby możliwości przeprowadzenia badań klinicznych.

Co więcej, w miarę jak współczesne badania kliniczne stają się coraz bardziej złożone, a naukowcy definiują bardziej szczegółowe parametry badań, coraz trudniej jest zrekrutować wystarczającą liczbę próbek z konkretnych populacji pacjentów z jednego ośrodka lub sieci. Geografia ogranicza rekrutację w oparciu o ośrodki, nawet w przypadku prowadzenia zdecentralizowanych badań klinicznych (DCT).

Zarządzanie tymi działaniami rekrutacyjnymi nakłada więcej obowiązków na listy zadań badaczy klinicznych i zwiększa obciążenie personelu ośrodków, co powoduje narastające problemy. Nierzadko zdarza się, że badania kliniczne zbliżające się do końca przewidywanego harmonogramu zdają sobie sprawę, że potrzebują sześciu miesięcy lub więcej, aby zrekrutować populację badaną przy obecnym tempie rekrutacji. Te wyzwania rekrutacyjne okazują się kluczowe, ponieważ najczęstszą przyczyną przerwania badania klinicznego jest… niska liczba zapisów.

Kluczowe wyzwania, które pomaga rozwiązać outsourcing

Aby poprawić wyniki rekrutacji (np. lepszy randomizacja i różnorodność, mniejsza liczba niepowodzeń badań przesiewowych) i skrócić czas naboru, organizatorzy udanych badań klinicznych coraz częściej współpracują ze specjalistycznymi firmami rekrutacyjnymi.

Firmy te pomagają organizacjom badawczym (CRO), sponsorom i innym interesariuszom poprzez:

• Rozszerzanie zasięgu: Strategie DTP i digital-first pozwalają organizatorom badań klinicznych ominąć wąskie gardła i ograniczenia tradycyjnych, lokalnych metod rekrutacji uczestników. Na przykład, firma rekrutacyjna mogłaby ułatwić dostęp pacjentów za pośrednictwem reklam w mediach społecznościowych, jednocześnie budując relacje z organizacjami pacjentów i wspierając działania rzecznicze pacjentów, aby zwiększyć zasięg i jeszcze bardziej zbudować zaufanie.
• Zmniejszanie liczby usterek ekranu: Z powodu słabego przekazu i ukierunkowania, niejasnych kryteriów włączenia i wyłączenia oraz ograniczonych możliwości bezpośredniej komunikacji w ramach badań przesiewowych, ośrodki badawcze często odnotowują wysoki wskaźnik niepowodzeń w badaniach przesiewowych. Jednak współpraca z zewnętrznym rekruterem pacjentów umożliwia wdrożenie bardziej efektywnych procesów wstępnej selekcji. Te opłacalne środki gwarantują, że więcej wykwalifikowanych pacjentów rozpocznie rekrutację i ukończy ją – a wszystko to bez zmiany protokołów.
• Zapewniając większą randomizację: Odpowiednia randomizacja i różnorodna reprezentacja znacząco wpływają na wartość danych z badań. Jednak znalezienie odpowiednio zróżnicowanych populacji pacjentów i nawiązanie z nimi kontaktu może być trudne. Najlepsi dostawcy usług rekrutacyjnych wykorzystają zaawansowane algorytmy, aby rozszerzyć swoje działania rekrutacyjne i dotrzeć do zróżnicowanego grona pacjentów za pośrednictwem kanałów i komunikatów o największym wpływie.
• Wspieranie bardziej osobistych zaangażowanie uczestników: Pierwsze wrażenia, doświadczenia i satysfakcja pacjentów odgrywają kluczową rolę w ich rekrutacji i dalszym uczestnictwie w badaniu. Współpraca z dostawcą usług rekrutacyjnych, który potrafi budować zaufanie, edukować uczestników, pomagać pacjentom w przestrzeganiu zaleceń i dostarczać materiały rekrutacyjne poprzez empatyczne zaangażowanie, okazuje się nieoceniona.

W miarę jak badania kliniczne ewoluują, aby sprostać wymaganiom nowoczesnych badań, outsourcing rekrutacji pacjentów nie tylko rozwiązuje kluczowe problemy operacyjne, ale także otwiera drogę do podejść bardziej zorientowanych na pacjenta. Wykorzystanie narzędzi cyfrowych zwiększa dostępność i wygodę, szczególnie w przypadku populacji niedostatecznie obsługiwanych lub rozproszonych geograficznie.

W połączeniu ze strategiami ekspertów ułatwiającymi rekrutację pacjentów sponsorzy i organizacje badawcze (CRO) mogą skrócić czas realizacji badań, poprawić jakość danych i ostatecznie szybciej wprowadzać terapie na rynek — wszystko to przy jednoczesnym budowaniu silniejszych relacji z pacjentami, którym służą.

Czego szukać u zewnętrznego partnera ds. rekrutacji pacjentów

Przy ocenie zewnętrznego partnera zajmującego się rekrutacją pacjentów należy wziąć pod uwagę następujące podstawowe kryteria:

• Podejście angażujące pacjenta: Szukaj partnerów wykorzystujących zaawansowane algorytmy i cyfrowe strategie rekrutacyjne, aby docierać do potencjalnych uczestników i angażować ich w różnych kanałach, przekazując im empatyczne komunikaty. Kluczowe są również działania następcze, prowadzone przez specjalistów ds. zaangażowania, które usprawniają rekrutację pacjentów. Ponieważ badania kliniczne często mają trudności ze znalezieniem pacjentów poza rekrutacją w ośrodkach, Twój partner powinien zapewnić uzupełniające podejście rekrutacyjne.
• Integracja przepływu pracy i zaangażowanie na miejscu: Pomimo tego, że jest to zespół outsourcingowy, Twój partner rekrutacyjny powinien posiadać specjalistyczną wiedzę, aby bezproblemowo wpasować się w istniejące procesy. Powinien być postrzegany jako przedłużenie Twojego wewnętrznego zespołu. Dodatkowo, gdy oddziały zaczną odczuwać przeciążenie, Twój partner powinien być w stanie wkroczyć i pomóc w płynnym kontynuowaniu operacji wewnętrznych.
• Bezpieczny, zgodny z przepisami zarządzanie danymi: Utrzymanie bezpieczeństwa elektronicznych chronionych informacji medycznych pacjentów (ePHI) staje się coraz ważniejsze dla zapewnienia zgodności z HIPAA i innymi przepisami. Równie ważne jest rygorystyczne bezpieczeństwo danych, które jest kluczowym procesem dla zachowania zaufania i prywatności pacjentów, a także poszanowania kwestii etycznych. Partnerzy rekrutacyjni zorientowani na technologie zawsze przestrzegają standardów regulacyjnych i najlepszych praktyk, niezależnie od tego, czy wspierają telemedycynę, czy gromadzą dane za pomocą takich metod, jak: Przechwytywanie EMR i inteligencji.
• Raportowanie w czasie rzeczywistym: Dostawcy usług rekrutacyjnych nie mogą optymalizować swoich metod bez ciągłego gromadzenia i analizowania danych o wynikach. Przejrzyste raportowanie w czasie rzeczywistym umożliwia dyrektorom ds. badań klinicznych, sponsorom i innym zainteresowanym stronom łatwą ocenę wyników badań, identyfikację obszarów wymagających poprawy i skuteczne ich wdrażanie.

Oczywiście najważniejszym kryterium jest udokumentowana historia skutecznych strategii rekrutacji uczestników wspierających badania kliniczne.

Poproś potencjalnych partnerów o studia przypadków i dane dotyczące wydajności, takie jak:

• Całkowity wzrost liczby zapisów
• Średnie skrócenie harmonogramu zapisów
• Wzrost liczby randomizacji
• Zainteresowani pacjenci śledzący kampanie rekrutacyjne DTP
• Procent udziału w całkowitej liczbie randomizacji

Wybór odpowiedniego partnera rekrutacyjnego opiera się na czymś więcej niż obietnicach – wymaga dowodów. Doświadczenie poparte danymi i studiami przypadku gwarantuje, że współpracujesz z zespołem, który może przynieść wymierne rezultaty.

Od zwiększenia ogólnej liczby zapisów po zwiększenie randomizacji i optymalizację skuteczności kampanii DTP — potwierdzony sukces jest najwyraźniejszym wskaźnikiem tego, że partner jest w stanie sprostać konkretnym potrzebom Twojego badania i osiągnąć wymierne rezultaty.

Zaleta AutoCruitment: stymulowanie wyników rekrutacji dzięki szybkości i skali

Wśród potencjalnych partnerów outsourcingu rekrutacji pacjentów, kompleksowe usługi AutoCruitment są bezkonkurencyjne.

Zaczynając od globalnego targetowania cyfrowego, AutoCruitment uruchomi kampanie DTP z komunikatami ukierunkowanymi na konkretną populację i wskazania, zgodnymi z regulacjami Institutional Review Board (IRB).

Dotychczasowe kampanie Autocruitment wygenerowały setki tysięcy zainteresowanych pacjentów, którzy zostali skierowani do spersonalizowanych internetowych systemów przesiewowych zintegrowanych z EMR i tworzących filtr kwalifikowalności najwyższego poziomu.

Po przeprowadzeniu selekcji online, specjaliści ds. zaangażowania pacjentów w AutoCruitment przeprowadzają selekcję telefoniczną, aby zapewnić, że do procesu rekrutacji włączani są tylko najbardziej wykwalifikowani potencjalni uczestnicy i zminimalizować ryzyko niepowodzenia w procesie rekrutacji. Jednocześnie, pracownicy ośrodków badawczych pomagają zmniejszyć obciążenie administracyjne badania, działając jako rozszerzenie zespołów CRO i sponsorów.

Portal zarządzania pacjentami AutoCruitment stanowi bezpieczną i bezproblemową bramę umożliwiającą rejestrację pacjentów, uzyskiwanie świadomej zgody i udostępnianie badaczom przejrzystych możliwości raportowania w czasie rzeczywistym.

Historie sukcesu outsourcingu: wpływ na rzeczywisty świat

Badacze kliniczni prowadzący badanie lęku u dzieci Odkryli, że jeśli utrzymają wysokie wskaźniki zapisów, osiągnięcie docelowej liczebności próby zajmie im 32 miesiące. Mając do dyspozycji tylko siedem miesięcy, potrzebowali rozwiązania, które mogłoby znacząco zwiększyć liczbę zapisów. Zwrócili się do AutoCruitment.

Firma AutoCruitment opracowała plan, który miał na celu zwiększenie świadomości poprzez targetowanie cyfrowe i screening online, aby pomóc w wypełnieniu górnej części lejka rekrutacyjnego. Jednocześnie wsparcie w zakresie zaangażowania na stronie internetowej miało pomóc w radzeniu sobie z nagłym napływem kandydatów.

Kampania zdołała wygenerować około 62,000 2,945 zainteresowanych pacjentów, z których wybrano 360 do dalszych badań przesiewowych przez telefon. Po obu rundach kwalifikacji zespół badawczy miał XNUMX wysoko wykwalifikowanych pacjentów, którzy pomyślnie przeszli kilka etapów badań przesiewowych i byli gotowi do przejścia do kolejnych etapów: wizyt w ośrodkach, wyrażenia zgody i ostatecznie randomizacji.

Początkowo zakładano, że liczba miesięcznych zapisów wzrośnie o prawie 400% — z 3.4 pacjentów miesięcznie do 15.3 — aby dotrzymać siedmiomiesięcznego harmonogramu. Jednak AutoCruitment znacznie przekroczyło oczekiwania, osiągając wzrost o 535%, tj. 21.6 zapisów miesięcznie.

Partnerstwo z AutoCruitment nie tylko pozwoliło zespołowi badań klinicznych dotrzymać pierwotnych terminów, ale także pomogło w pomyślnym zakończeniu badania dwa miesiące przed planowanym terminem.

Nowoczesne badania kliniczne wymagają nowoczesnej (outsourcingowej) rekrutacji

Organizacje badawcze CRO, sponsorzy i inni organizatorzy badań klinicznych już teraz muszą mierzyć się ze znaczną ilością pracy związaną z samym przeprowadzaniem badań.

Dodając do tego najpilniejsze wyzwania rekrutacyjne – zasięg kampanii, różnorodność pacjentów, niepowodzenia w badaniach przesiewowych, doraźne wsparcie ośrodków i inne – obciążamy nadmiernie personel ośrodków i zagrażamy kontynuacji badania. Rewolucyjne postępy medyczne nie powinny zostać zahamowane z powodu niskiej liczby zgłoszeń i innych wyzwań.

Z kolei zlecenie rekrutacji pacjentów odpowiedniemu partnerowi nie tylko rozszerza i przyspiesza cały proces rekrutacji, ale także przynosi wymierne korzyści w postaci lepszych wyników i większego zadowolenia pacjentów.

Chcesz usprawnić rekrutację do kolejnego badania?

Skontaktuj się z AutoCruitment aby szybciej umożliwić dostęp do właściwych pacjentów.