Rekrutacja do badań klinicznych często charakteryzuje się niską liczbą zapisów, co jest bardzo częste, 85% wszystkich badań klinicznych nie udało się osiągnąć pierwotnych celów na czas. Jednak według danych zebranych przez Narodowy Instytut Onkologii (NCI) Narodowych Instytutów Zdrowia (NIH), wielu pacjentów wyraża zainteresowanie udziałem w badaniach: 50% akceptuje gdy nadarzy się okazja.

Według danych zebranych przez NCI, często winowajcą jest świadomość, ponieważ 41% Amerykanów zgłasza nie mając wiedzy na temat badań klinicznych.

Poza koniecznością rozszerzenia zasięgu, organizacje prowadzące badania kontraktowe (CRO), sponsorzy badań klinicznych, firmy farmaceutyczne i inne zainteresowane strony powinny również ocenić swoje działania mające na celu przekazywanie komunikatów i angażowanie odbiorców w różnych punktach styku.

Badacze kliniczni już teraz stoją przed ogromnym wyzwaniem oceny bezpieczeństwa i skuteczności nowych terapii. Dodanie obowiązków rekrutacyjnych do tego procesu tylko zwiększa to wyzwanie. Zamiast próbować optymalizować rekrutację wewnętrznie, badacze potrzebują partnera rekrutacyjnego oferującego szybsze i bardziej skalowalne rozwiązania: AutoCruitment.

Czym jest outsourcing rekrutacji pacjentów?

Łatwo jest postrzegać outsourcing rekrutacji pacjentów jako po prostu kolejną formę marketingu lub reklamy. Jednak takie postrzeganie pomija niektóre z najważniejszych usług, jakie może świadczyć partner rekrutacyjny.

Chociaż rekrutacja zewnętrzna wiąże się z cyfrowym, bezpośrednim dotarciem do pacjentów (DtP), kluczowe jest, aby Twój partner również kwalifikował pacjentów i angażował ich po pierwszym kontakcie.

Dzięki wstępnej selekcji potencjalnych uczestników przed kwalifikacją (np. za pomocą wiadomości dostosowanych do populacji i wskazań, selekcji online i/lub telefonicznej), osoby niekwalifikujące się mogą zostać znacznie szybciej odfiltrowane z badań klinicznych.

Z kolei ograniczenie konieczności przeprowadzania badań, testów laboratoryjnych, obrazowania i innych szczegółowych ocen w przypadku uczestników niekwalifikujących się do udziału w badaniu pozwoli zaoszczędzić czas i zasoby.

Dostawcy zaawansowanych rozwiązań do rekrutacji pacjentów wyposażają również organizatorów badań w technologie niezbędne do przyspieszenia rekrutacji, takie jak rejestrowanie i analiza danych z elektronicznej dokumentacji medycznej (EMR). Dzięki empatycznym i zorientowanym na obsługę interakcjom, specjaliści ds. zaangażowania pacjentów budują i podtrzymują wysokiej jakości pierwsze wrażenie, które pomaga budować zaufanie i utrzymywać stałe uczestnictwo, zanim wstępnie zakwalifikowani kandydaci odwiedzą ośrodek.

Od kampanii marketingowych po rejestrację i pomoc w obsłudze witryny, wiodące usługi outsourcingowe usługi rekrutacji pacjentów Są to rozwiązania bezpośrednie, cyfrowe i kompleksowe. AutoCruitment nie tylko pomaga sponsorom dotrzeć do większej liczby pacjentów i przyciągnąć ich, ale także znaleźć tych właściwych.

Dlaczego coraz więcej badań klinicznych przechodzi na outsourcing

Tradycyjne procesy rekrutacji do badań klinicznych, znane również jako rekrutacja oparta na ośrodkach, w dużej mierze zależą od organizacji opieki zdrowotnej (HCO) i świadczeniodawców usług opieki zdrowotnej (HCP), którzy kierują swoich pacjentów do badań.

Jednak skierowania te są zazwyczaj rzadsze, niż można by przypuszczać. Ankieta wśród lekarzy i pielęgniarek wykazała, że ​​kierują oni jedynie około 0.2% i 0.04% odpowiednio do rocznej liczby pacjentów, na potrzeby możliwości przeprowadzenia badań klinicznych.

Co więcej, w miarę jak współczesne badania kliniczne stają się coraz bardziej złożone, a naukowcy definiują bardziej szczegółowe parametry badań, rekrutacja wystarczającej liczby próbek z jednego ośrodka lub sieci staje się coraz trudniejsza. Geografia ogranicza rekrutację w oparciu o ośrodki, nawet w przypadku prowadzenia zdecentralizowanych badań klinicznych (DCT).

Zarządzanie tymi działaniami rekrutacyjnymi nakłada więcej obowiązków na listy badaczy klinicznych i zwiększa obciążenie personelu ośrodków, co powoduje narastające problemy. Nierzadko zdarza się, że badania kliniczne zbliżające się do końca przewidywanego harmonogramu zdają sobie sprawę, że potrzebują dodatkowych sześciu miesięcy lub więcej, aby zrekrutować populację badaną przy obecnym tempie rekrutacji. Te wyzwania rekrutacyjne okazują się krytyczne; najczęstszą przyczyną przerwania badania klinicznego jest… niska liczba zapisów.

Jak outsourcing może rozwiązać kluczowe wyzwania

Aby poprawić wyniki rekrutacji (np. uzyskać większą randomizację i różnorodność lub mniejszą liczbę niepowodzeń badań przesiewowych) i skrócić czas naboru, organizatorzy udanych badań klinicznych coraz częściej współpracują ze specjalistycznymi firmami rekrutacyjnymi.

AutoCruitment pomaga dyrektorom ds. relacji z klientami (CRO), sponsorom i innym interesariuszom poprzez:

• Rozszerzanie zasięgu: Strategie bezpośredniej obsługi pacjenta i strategie digital-first omijają wąskie gardła i ograniczenia tradycyjnych, lokalnych metod rekrutacji uczestników. Na przykład, firma rekrutacyjna mogłaby ułatwić dostęp pacjentów poprzez reklamy w mediach społecznościowych, jednocześnie budując relacje z organizacjami pacjentów i grupami wsparcia pacjentów, aby zwiększyć zasięg i jeszcze bardziej zbudować zaufanie.
• Zmniejszanie liczby usterek ekranu: Z powodu słabego przekazu i ukierunkowania, niejasnych kryteriów włączenia i wyłączenia oraz ograniczonych możliwości bezpośredniej komunikacji, ośrodki badawcze często odnotowują wysoki wskaźnik niepowodzeń w badaniach przesiewowych. Jednak współpraca z AutoCruitment umożliwia badaniom wdrożenie skuteczniejszych procesów wstępnej selekcji. Nasze opłacalne rozwiązania gwarantują, że więcej wykwalifikowanych pacjentów rozpocznie rekrutację i ukończy ją, bez konieczności zmiany protokołów.
• Zapewniając większą randomizację: Odpowiednia randomizacja i różnorodna reprezentacja znacząco wpływają na wartość danych z badań. Jednak znalezienie i nawiązanie kontaktu z różnymi populacjami pacjentów może być trudne. AutoCruitment wykorzystuje zaawansowane algorytmy, aby usprawnić nasze działania rekrutacyjne i dotrzeć do zróżnicowanego grona pacjentów za pośrednictwem kanałów i komunikatów o największym wpływie.
• Wspieranie bardziej osobistego zaangażowania uczestników: Pierwsze wrażenia, doświadczenia i satysfakcja odgrywają kluczową rolę w rekrutacji pacjentów do badań i ich dalszym uczestnictwie w nich. W AutoCruitment budujemy zaufanie, edukujemy pacjentów, pomagamy im w przestrzeganiu zaleceń i dostarczamy materiały rekrutacyjne poprzez empatyczne i konsekwentne zaangażowanie.

W miarę jak badania kliniczne ewoluują, aby sprostać wymaganiom nowoczesnych badań, outsourcing rekrutacji pacjentów nie tylko rozwiązuje kluczowe problemy operacyjne, ale także otwiera drogę do podejść bardziej zorientowanych na pacjenta. Wykorzystanie narzędzi cyfrowych zwiększa dostępność i wygodę, szczególnie w przypadku populacji niedostatecznie obsługiwanych lub rozproszonych geograficznie.

W połączeniu ze strategiami ekspertów ułatwiającymi rekrutację pacjentów sponsorzy i organizacje badawcze (CRO) mogą skrócić czas realizacji badań, poprawić jakość danych i ostatecznie szybciej wprowadzać terapie na rynek, jednocześnie budując silniejsze relacje z pacjentami, którym służą.

Czego szukać u zewnętrznego partnera ds. rekrutacji pacjentów

Przy ocenie zewnętrznego partnera zajmującego się rekrutacją pacjentów, podstawowe kryteria obejmują:

• Podejście angażujące pacjenta: Szukaj partnerów wykorzystujących zaawansowane algorytmy i cyfrowe strategie rekrutacyjne, aby docierać do potencjalnych uczestników i angażować ich w różnych kanałach, przekazując im empatyczne komunikaty. Kluczowe są również działania następcze, prowadzone przez specjalistów ds. zaangażowania, które usprawniają rekrutację pacjentów. Ponieważ badania kliniczne często mają trudności ze znalezieniem pacjentów poza rekrutacją w ośrodkach, Twój partner powinien zapewnić uzupełniające podejście rekrutacyjne.
• Integracja przepływu pracy i zaangażowanie na miejscu: Pomimo tego, że jest to zespół outsourcingowy, Twój partner rekrutacyjny powinien posiadać specjalistyczną wiedzę, aby bezproblemowo wpasować się w istniejące procesy. Powinien być postrzegany jako przedłużenie Twojego wewnętrznego zespołu. Dodatkowo, gdy oddziały zaczną odczuwać przeciążenie, Twój partner powinien być w stanie wkroczyć i pomóc w płynnym kontynuowaniu operacji wewnętrznych.
• Bezpieczne i zgodne z przepisami zarządzanie danymi: Utrzymanie bezpieczeństwa elektronicznych chronionych informacji medycznych pacjentów (ePHI) staje się coraz ważniejsze dla zapewnienia zgodności z HIPAA i innymi przepisami. Rygorystyczne bezpieczeństwo danych jest również kluczowe dla zachowania zaufania i prywatności pacjentów, a także dla poszanowania kwestii etycznych. Partnerzy rekrutacyjni zorientowani na technologie zawsze przestrzegają standardów regulacyjnych i najlepszych praktyk, niezależnie od tego, czy wspierają telemedycynę, czy gromadzą dane za pomocą takich metod, jak: Przechwytywanie i analiza danych EMR.
• Raportowanie w czasie rzeczywistym: Dostawcy usług rekrutacyjnych nie mogą optymalizować swoich metod bez ciągłego gromadzenia i analizowania danych o wynikach. Przejrzyste raportowanie w czasie rzeczywistym umożliwia dyrektorom ds. relacji z klientami (CRO), sponsorom i innym zainteresowanym stronom łatwą ocenę wyników badań, identyfikację obszarów wymagających poprawy i skuteczne ich wdrażanie. Idealny partner będzie transparentny w udostępnianiu danych i będzie pracował nad optymalizacją kampanii w czasie rzeczywistym.

Oczywiście najważniejszym kryterium jest udokumentowana historia skutecznych strategii rekrutacji uczestników.

Poproś potencjalnych partnerów o studia przypadków i dane dotyczące wydajności, takie jak:

• Całkowity wzrost liczby zapisów
• Średnie skrócenie harmonogramu zapisów
• Wzrost liczby randomizacji
• Zainteresowani pacjenci w wyniku kampanii rekrutacyjnych skierowanych bezpośrednio do pacjentów
• Procent udziału w całkowitej liczbie randomizacji

Wybór odpowiedniego partnera rekrutacyjnego opiera się na czymś więcej niż obietnicach: wymaga dowodów. Doświadczenie poparte danymi i studiami przypadku gwarantuje, że współpracujesz z zespołem, który może przynieść wymierne rezultaty.

Od zwiększenia ogólnej liczby zapisów po zwiększenie randomizacji i optymalizację skuteczności kampanii skierowanych bezpośrednio do pacjentów — potwierdzony sukces jest najwyraźniejszym wskaźnikiem tego, że partner jest w stanie sprostać konkretnym potrzebom Twojego badania i osiągnąć wymierne rezultaty.

Zaleta AutoCruitment: stymulowanie wyników rekrutacji dzięki szybkości i skali

Wśród potencjalnych partnerów outsourcingu rekrutacji pacjentów, kompleksowe usługi AutoCruitment są bezkonkurencyjne.

Rozpoczynając od globalnego targetowania cyfrowego, AutoCruitment uruchamia kampanie skierowane bezpośrednio do pacjentów, zawierające komunikaty dotyczące konkretnych populacji i wskazań, zgodne z regulacjami Institutional Review Board (IRB).

Dotychczasowe kampanie AutoCruitment wygenerowały setki tysięcy zainteresowanych pacjentów, którzy zostali skierowani do spersonalizowanych narzędzi online, w razie potrzeby zintegrowanych z EMR, które tworzą filtr kwalifikowalności najwyższego poziomu.

Po przeprowadzeniu selekcji online, specjaliści ds. zaangażowania pacjentów w AutoCruitment przeprowadzają selekcję telefoniczną, aby zapewnić, że do procesu rekrutacji zakwalifikują się tylko najbardziej wykwalifikowani potencjalni uczestnicy, a także zminimalizować obciążenie ośrodków i ryzyko niepowodzenia w procesie rekrutacji. Jednocześnie zespół ds. zaangażowania ośrodków pomaga zmniejszyć obciążenie administracyjne badania, działając jako rozszerzenie zespołów CRO i sponsorów.

Wreszcie, autorski Portal Zarządzania Pacjentami firmy AutoCruitment stanowi bezpieczną i bezproblemową bramę do rejestracji pacjentów, śledzenia świadomej zgody i zapewnia badaczom przejrzyste możliwości raportowania w czasie rzeczywistym.

Studium przypadku pediatrycznego: sukces w świecie rzeczywistym

Badacze kliniczni prowadzący badanie lęku u dzieci Odkryli, że jeśli utrzymają wysokie wskaźniki zapisów, osiągnięcie docelowej liczebności próby zajmie im 32 miesiące. Mając do dyspozycji tylko siedem miesięcy, potrzebowali rozwiązania, które mogłoby znacząco zwiększyć liczbę zapisów. Zwrócili się do AutoCruitment.

Firma AutoCruitment opracowała plan, który miał na celu zwiększenie świadomości poprzez targetowanie cyfrowe i screening online, aby pomóc wypełnić górną część lejka rekrutacyjnego. Jednocześnie wsparcie angażowania na stronie internetowej miało pomóc w radzeniu sobie z nagłym napływem poleceń.

Kampania przyciągnęła około 62 000 zainteresowanych pacjentów, z których wybrano 2,945 do dalszych badań przesiewowych przez telefon. Po obu rundach kwalifikacji zespół badawczy dysponował 360 wysoko wykwalifikowanymi pacjentami, którzy pomyślnie przeszli kilka etapów badań przesiewowych i byli gotowi do przejścia do kolejnych etapów: wizyt w ośrodkach, wyrażenia zgody i ostatecznie randomizacji.

Początkowo zakładano, że liczba miesięcznych zapisów wzrośnie o prawie 400% — z 3.4 pacjentów miesięcznie do 15.3 — aby dotrzymać siedmiomiesięcznego harmonogramu. Jednak AutoCruitment znacznie przekroczyło oczekiwania, osiągając wzrost liczby miesięcznych zapisów o 535% do 21.6 zapisów miesięcznie.

Wybór AutoCruitment jako partnera nie tylko pozwolił dotrzymać pierwotnych ram czasowych zespołu ds. badań klinicznych, ale także pomógł w pomyślnym zakończeniu badania klinicznego dwa miesiące przed planowanym terminem.

Nowoczesne badania kliniczne wymagają nowoczesnej (outsourcingowej) rekrutacji

Organizacje badawcze CRO, sponsorzy i inni organizatorzy badań klinicznych już teraz muszą mierzyć się ze znaczną ilością pracy związaną z samym przeprowadzaniem badań.

Pilne wyzwania związane z rekrutacją (np. zasięg kampanii, różnorodność pacjentów, niepowodzenia w badaniach przesiewowych, doraźne wsparcie ośrodków i inne) również stanowią nadmierne obciążenie dla personelu ośrodków i zagrażają kontynuacji badania.

Rewolucyjne osiągnięcia medyczne nie powinny być hamowane z powodu problemów z niską liczbą zapisów.

Zlecenie rekrutacji pacjentów firmie AutoCruitment rozszerza i przyspiesza cały proces rekrutacji, a także wyraźnie poprawia wyniki i zadowolenie pacjentów.

Chcesz przyspieszyć rekrutację i zapis na kolejne badanie?

Skontaktuj się z AutoCruitment aby szybciej umożliwić dostęp do właściwych pacjentów.